Başlamak için Örnek Şirket Toplantısı Proje Planı
Projenin Ön Planlaması
İlk adımın planı planlamak.
Etkinliği paydaşlarla tartışarak başlıyorsunuz. Bu geçen yıl yapılmış olsaydı, ne doğru gitti? Ne yanlış gitti? Projeyi kim yönetti ve bu yıl tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olabilirler mi? CEO projeyi size verdiğinden, etkinlikten ne istiyor? Etkinlik ne zaman olacak? Nerede? Bütçe nedir?
Mümkün olduğu kadar çok bilgi toplayın. Bu proje planını oluşturduğunuz iskelet olacaktır.
Takımı Kur
Bu projeyi başarılı hale getirmek için başka hangi kaynaklara ihtiyacınız var? Bu etkinliği başarılı yapmanıza yardımcı olabilecek başka bölümlerde insanlar var mı? Orada yardım almak için ne yapmanız gerekiyor? Patronlarından resmi onay almanız mı gerekiyor yoksa soruyor musunuz? Onlardan ne kadar zamana ihtiyacın var? Sağlamak için hangi özel becerilere ihtiyacınız var? İstediğiniz kişi müsait değilse, bu beceriyi başkasına verebilir mi?
Bu şirket çapında bir toplantı olduğundan, İK nasıl yardımcı olabilir?
Tesisler Departmanından yardıma ihtiyacınız var mı? Pazarlama Departmanı ne olacak? Bu alanda yardıma ihtiyacın var mı?
Gündemi Planla
Toplantının ne kadar süreceğini bildikten sonra, zaman bloklarını doldurmaya başlarsınız. Bir açılış konuşmacısına mı ihtiyacınız var? Kim olacak? Katılımcıları bir arada tutacak mısınız yoksa bunları programın bir parçası olarak daha küçük gruplara mı ayıracaksınız?
Başka kaç konuşmacıya ihtiyacınız olacak? Kaçarsan daha küçük seansları kim kuracak?
Etkinlik bir günden fazla sürecek mi? Birinci Günü nasıl kapatacaksın? İkinci gün nasıl tekrar açacaksın?
Sonunda nasıl başlayacaksın? Kapanış konuşmasına mı ihtiyacınız var? Eğer rezervasyon yaptırırsanız otelden çıkış yapanların lojistiğini nasıl yapacaksınız?
Uzayı Bul
Kaç insanın geldiğini öğrenin. Ardından, ihtiyacınız olan bir alanın büyüklüğünü belirleyin. Etkinlik nerede düzenlenecek? Şirket ofisinde yer var mı yoksa daha geniş alana mı ihtiyacınız var? Genel Müdür, toplantının saha dışında tutulduğunu, böylece insanların konsantre olabileceğini mi yoksa masrafları en aza indirgemek için ofiste olmasını mı istiyor?
Bölgenizdeki hangi özellikler ihtiyacınız olan alanı sağlayabilir? Havalimanına yakın bir otel, şehir dışından gelen insanlar için seyahat süresini en aza indirmek için iyi bir seçenek mi yoksa daha sessiz olan şehir dışında bir şey mi bulmalısınız?
Farklı mekânlar tesisleri için ne ücret alıyor? Ne eklerler ve ne satın almanız ve ne getirmeniz gerekir? Sizinle çalışmak için bir birey atayacak mı? Materyallere ve dışardan insanlara karşı politikası nedir?
Çek onu
En azından bu soruların çoğuna cevapları topladıktan sonra, proje planını bir araya getirmeye başlayabilirsiniz.
Burada gösterdiğimiz şeyin, proje görevlerinin listesi, yalnızca iş dökümü yapısı (WBS) olduğunu unutmayın. Görevler veya zaman çizelgeleri arasındaki bağımlılıkları içermez. Bunlar daha sonra eklenir.
Örnek Firma Toplantısı Proje Planı
Proje Yönetiminin Temel Araçlarını Kullanarak Bir Proje Nasıl Planlanırken , planlama sürecinde proje planlamasının ve proje yönetimi becerilerinin kullanılması konusundaki düşünceyi ele aldık. Bir proje planı iş dökümü yapısının (WBS) bir şirket toplantısını planlamak için nasıl bir proje arayacağı şöyle olabilir:
1. Projenin Ön Planlaması
- Bütçeyi belirle
- Proje hedeflerini belirlemek için CEO ile görüşün
- İpuçları için önceki Proje Yöneticisine (PM) başvurun
- Paydaş listesini belirle
- Giriş için paydaşlarla iletişim kurun.
- Etkinlik için tercih edilen tarihi belirle
- Kaç tane konuşmacı / sunumcu gerektiğini belirleyin
- Kaç destek personeline ihtiyaç olduğunu belirleme
- Kaç çalışanın katılacağını belirle
- Etkinlik için olası yerleri listeleyin
2. Proje Ekibini Oluşturun
- Pazarlamadan destek alın
- İK'dan rep alın
- Satın alma, birisine yardım edecek
- Susan'ın tüm konuşmacıların ayrıntılarını ele almasını isteyin
- İmkanlardan rep alın
- Zamanlama proje takımı başlangıç toplantısı
3. Gündemi Geliştirin
3a Plan Günü Bir
- Başlangıç saatini ayarla
- Zaman ayarlayın, yer ve personel kayıt için düzenleyin
- Sabah oturumunun uzunluğunu ayarla
- Konuşmaların uzunluğunu ayarla
- Sabah oturumu için gereken konuşmacı sayısını hesaplayın
- İşe alım konuşmacıları
- Sabah ortası molalarını planlayın (zaman ve uzunluk)
- Mola sırasında konferans salonunu yenileyin (su, çöp, vb.)
- Öğle tatilini planla (zaman, uzunluk, yer, menü, kim öder)
- Öğleden sonra oturumu planla (uzunluk, konuşmacı sayısı)
- Öğleden sonra konuşmacıları işe al
- Plan Günü Bir kapanış (zaman, kim, uzunluk)
3b Plan Günü İki
- Başlangıç saatini ayarla
- Sabah oturumunun uzunluğunu ayarla
- Sabah oturumu için gereken konuşmacı sayısını hesaplayın
- İşe alım konuşmacıları
- Sabah ortası molalarını planlayın (zaman ve uzunluk)
- Mola sırasında konferans salonunu yenileyin (su, çöp, vb.)
- Öğle tatilini planla (zaman, uzunluk, yer, menü, kim öder)
- Öğleden sonra oturumu planla (uzunluk, konuşmacı sayısı)
- Öğleden sonra konuşmacıları işe al
- Plan Kapanış Konuşması (zaman, kim, uzunluk)
- Otelle check-out zamanlamasını düzenleyin
4. Alanı Planlayın
- Katılımcı sayısını belirle
- Oturma düzenini planla (satırlar ve tablolar)
- Gerekli alanı hesapla
- Bu alanla mevcut yerleri araştırın (maliyetler, yer, hizmetler dahil)
- Her gün ve toplam konuşmacı sayısı
- Gerekli destek personeli sayısını ve türünü belirleme
- Kaç katılımcı / konuşmacı / personelin odaya ihtiyaç duyduğunu öğrenin
- Masraflar ve mevcut yerler ile tarihleri pazarlık
- Seçilen konumla sözleşme imzalayın
5. Etkinliği Açıklayın
- Etkinlikle ilgili tüm ayrıntıları sonlandırın
- Katılımcıların bilgilendirildiğinden emin olun
- Konu ve sunum zamanı / gününün tüm konuşmacılarına bildirme
- Görev ve vardiyaların tüm destek personeline bildirilmesi
- Katılımcılardan LCV'leri alın
- Yedek katılımcıları gerektiği gibi bilgilendirin
6. Takip
- Tüm konuşmacılardan taslak konuşmalar alın
- Son konuşmaları gözden geçirin
- Tüm katılımcılar, konuşmacılar, personel için isim etiketleri alın
- Katılımcılar için herhangi bir materyal ve hediye satın alın
- Etkinlik konumuyla tekrar doğrulayın
7. İnceleme ve Puanlama
- Tüm katılımcılara memnuniyet anketi gönder
- Tüm ankete inceleme anketi gönderin
- Tüm konuşmacılara ve personele teşekkür ederiz
- Proje ekibi ile yakın görüşme toplantıları gerçekleştirin
İleri Planlama
Yukarıdaki proje planı iş dökümü yapısı (WBS) bir şirket toplantısını planlamak için bir örnek göstermektedir. Bu sadece bir taslak. Proje ekibinin hala bu öğeler üzerinde çalışmasına ve çoğunun üzerinde genişlemeye ihtiyacı olacaktır. Buna ek olarak, her bir görev için gereken zaman, görevlerin göreceli önemi ve görevler arası ilişkiler / bağımlılıklar üzerinde çalışacaklardı.