Tanım olarak, projeler düzenli operasyon faaliyetlerinin aksine, geçici ve benzersiz inisiyatiflerdir. Birçok firma girişimlerini yönlendirmek için eğitimli, sertifikalı proje yöneticilerine güvenirken, tüm profesyoneller için proje becerileri giderek artmaktadır.
Bu makale, profesyonel proje yöneticileri için çok iyi çalışan uygulamaların benimsenmesiyle ilgilenen herhangi bir profesyonel için bir projenin planlanmasına giriş niteliğindedir.
Projenizi Tanımlamak ve Planlamak için Zaman ayırın:
Proje yöneticileri, toplam proje süresinin büyük bir kısmının planlamaya harcandığını anlıyorlar. Birçoğumuz işe başlamaya acele etme eğilimimiz var, projelerin dünyasında bu "kendiniz birleştirin" perakendecilerinden satın aldığınız yeni mobilyaların üzerindeki talimatları okumaktan kaçınıyor. Şanslar, talimatları okumadan işi yapmak için acele etmenin bir noktasında bazı ciddi problemler yaratacaktır.
Doğruca işe koşmak yerine, birkaç kritik sorunu çözmek önemlidir:
- Tam olarak ne yaratıyorsun? Mümkün olduğunca spesifik olun.
- Ne zaman tamamlanmalı?
- Projeyi tamamlamak için hangi kaynaklara (insanlar, ekipman ve bütçe) erişiminiz var?
Yukarıdaki üç öğe bir kapsam bildiriminin temel bileşenleridir . Her proje yöneticisi, işe başlamadan önce kapsamı açıklığa kavuşturmak için çalışır.
Şirket Tatil Partisi Girişiminin Kapsamı:
Şirket tatil partisinin örnek bir kapsamı şöyle olabilir:
Amacımız, 100 çalışanı ve diğerlerini Aralık ayı sonundan önce 10.000 $ 'ı geçmemek üzere bir şirket tatil partisi planlamak ve sunmaktır. Planlama ve koordinasyonumuz, CEO tarafından gözetim altında tutulan 4 üye komiteden oluşacaktır. Parti açık bir bar, tabakalı yemek, tatlı ve eğlence içerecek.
Sadece bu basit ama önemli ifadeyi hazırlamak için zaman ayırmak, projeye dahil olan ekip için güçlü bir rehberlik sunar. Herkes projenin doğasını, zaman çerçevesini, kaynakları ve bütçeyi anlar.
Kapsamı İşin Ayrık Bloklarına Girin:
Proje Yöneticileri, belirli bir zaman diliminde bir kişi tarafından tamamlanması gereken projenin tüm çalışmalarını açık, eyleme dönüştürülebilir terimlerle açıklamak için bir iş dökümü yapısı olarak adlandırılan bir şey yaratır. Durumunuzda, iş dökümü şunları içerebilir:
- Yeri tanımla.
- Oda müsaitliğini onaylayın ve depozitoyla kilitleyin.
- Yiyecek seçeneklerini seçin.
- Çubuğu ve çubuğun içeriklerini doğrulayın.
- Tatlı seçeneklerini belirleyin.
- Yemek seçimleri ile davetler oluşturun ve dağıtın.
- Döndürülmüş davetlere göre yemek seçeneklerini kesinleştirin.
- Eğlence türüne karar verin.
- Eğlence için seçenekleri gözden geçirin ve seçin.
- Yemek odası kurulumunu onaylayın.
- Konuklar için masa hediye satın alın.
- Etkinliği koordine et ve teslim et.
Proje yöneticileri, projenin çalışmalarının bu dökümünde kaynak veya zamanlama olmaksızın değil, daha çok beyin fırtınası biçiminde geliştirilirdi. Proje kapsamını elde etmek için gerekli olan tüm çalışmalar tespit edildikten sonra, sıraya koyma, sorumlulukları belirleme ve ekip üyelerinizden zaman ve maliyet tahminleri yapma zamanı gelmiştir.
İş Planında Proje Planının Oluşturulması:
Bir önceki sayfada belirtilen basit iş dökümü tamamlandıktan sonra, şimdi yapmanız gerekir:
- Proje kapsamına ulaşmak için tüm ana öğelerin tanımlandığını onaylayın.
- Sorumlu tarafın ana çalışma görevlerini ana hatlarıyla belirten bir çalışma matrisini kimin oluşturduğunu ve bir sorumluluk matrisini nasıl oluşturacağını doğrulayın.
- Her ekip üyesinin görevlerini gözden geçirmesini, zaman ve maliyet tahminlerini tespit etmesini, teslim tarihlerini not almasını, kaynak ihtiyaçlarını özetlemesini ve hesap vermeleri gereken işleri kapsamlı bir şekilde değerlendirmelerini sağlayın.
Yukarıdaki adımlar tamamlandıktan sonra, proje ekibi, olayları uygun sıraya göre sıralamak için, kaynaklar için herhangi bir çakışma ya da potansiyel planlama zorluklarına dikkat çekerek birlikte çalışmalıdır. Not: Bir proje yöneticisi bu adımı bir ağ diyagramı oluşturarak , kritik yolu hesaplayarak ve daha sonra bilgisayar yazılımları yardımıyla kaynakları zamanlayarak tamamlayacaktır.
Resmi olmayan yöntemleri kullanan daha küçük projeniz için, sıradaki öğeleri yerleştirmenin basit bir post-it not türü yaklaşımı gerekli olabilir. Bu süreç, iyi bir tatil partisi planlamak ve sunmak için ilgili adımların ve son tarihlerin tam resmini geliştirmenize izin verecektir!
İşe Başlasın
Artık projeyi doğru bir şekilde kapsamaya zaman ayırdınız, büyük görevleri tanımlayın, görevleri sıralayın ve zaman ve kaynak gereksinimlerini değerlendirin, takımı atanan sorumlulukları üzerinde çalışmaya koymaya hazırsınız. Enformel proje yöneticisi olarak göreviniz çalışmayı izlemek, ekip üyelerini desteklemek ve ortaya çıkan sorunları tanımlamak ve çözmek için yardımcı olmaktır. İyi bir proje yöneticisi, gelişmeleri değerlendirmek ve ortaya çıkan riskleri belirlemek ve yönlendirmek için ekip üyeleriyle düzenli olarak toplanır.
Alt çizgi:
Yukarıda belirtilen aynı yaklaşımlar, departmanınız veya iş biriminizdeki herhangi bir proje durumuna uygulanabilir. Açık bir alan geliştirin, çalışmayı tanımlayın, kaynakları belirleyin, tahminleri ve bir programı geliştirin, ardından çalışmayı izleyin ve kontrol edin. Uygulamalarınız işyerinizdeki profesyonel proje yöneticileri tarafından takdir edilecek ve takdir edilecek ve sonuçlarınız düşünmeden işe atlamaktan çok daha iyi olacaktır. Bir sonraki inisiyatifinizle en iyi başarı!
-
Art Petty tarafından güncellendi