Bir proje planı, bir proje yöneticisi tarafından titiz bir planlamanın sonucudur . Projenin nasıl çalışacağını yönlendiren ana belgedir. Proje Yönetimi Enstitüsüne göre, “proje yürütme ve proje kontrolüne rehberlik etmek için kullanılan resmi, onaylanmış bir belge” dir. Planın planıdır, çünkü proje yöneticisinin projenin her kilit unsuru için niyetleri belgelenmiştir. .
Aşağıda özetlenen birçok proje planında bulunan kritik unsurlardır. Organizasyonların bir proje planında ne olması gerektiğine ve daha genel olarak projelerin nasıl yürütüleceğine ilişkin süreçleri ve protokolleri vardır, bu yüzden tüm proje yönetimi planları bu unsurlara sahip olmayacaktır. Ancak, proje yöneticileri, proje yürütme aşamasında kafa karışıklığı ve zorla doğaçlamalardan kaçınmak için planlama aşamasında hepsini dikkate almalıdır.
01 Proje Hedefleri
02 Proje Kapsamı
Proje hedefleri gibi, kapsam tüzükte tanımlanmıştır; bununla birlikte, bir proje yöneticisi proje planındaki kapsamı daha da geliştirmelidir. Bir projenin kapsamını tanımlamanın en iyi yollarından biri kapsam dışı olanı tanımlamaktır. Örneğin, manuel bir işlemi otomatik hale getirecek bir projenin, bu sürecin nerede başladığı ve projenin kapsamı dışında kalan görevleri uygun bir şekilde hariç tutmak için bittiği yerlerin kapsam tanımına ihtiyacı olacaktır. Bu bilgi, proje yöneticisinin kapsamda ne olduğunu tanımlamasına yardımcı olur.
03 Kilometre Taşları ve Büyük Teslim Edilecekler
Bir projenin kilit başarıları, kilometre taşları olarak adlandırılır. Anahtar iş ürünlerine büyük çıktılar denir. Bir projedeki işin büyük bileşenlerini temsil ediyorlar. Bir proje planı bu öğeleri tanımlamalı, tanımlamalı ve bitirilmeleri için son tarihler belirlemelidir.
Bir kuruluşun yeni yazılım geliştirmek için bir proje üstlendiğini varsayalım. Böyle bir projenin hem kilometre taşları hem de çıktıları vardır. Başlıca teslimatlar, iş gereksinimlerinin nihai listesi ve bu iş gereksinimlerini uygulayan fonksiyonel gereksinimlerin listesi olabilir. Bunları takiben, projenin iş tasarımının sonu, sistem testinin sonu, kullanıcı kabul testinin sonu ve yazılım sunum tarihinin kilometre taşları olabilir. Bu dönüm noktalarının kendileriyle ilişkili iş ürünleri vardır, ancak bunlar ürünlerin kendileriyle ilgili süreçler hakkında daha fazladır.
Kilometre taşı ve büyük teslim tarihlerinin kesin tarihler olması gerekmez, ancak bu tarihler ne kadar kesin olursa, o kadar iyidir. Ekim ayının son günü olan bir şey Ekim ayında 1'den 31'ine kadar herhangi bir güne ulaşabilir, ancak 15 Ekim'e kadar 15 Ekim'e kadar bir son tarih belirtilmelidir. Kesin tarihler proje yöneticisinin doğru bir iş dökümü yapmasına yardımcı olur.
04 İş Dökümü Yapısı
Bir iş dökümü yapısı veya WBS, bir projedeki kilometre taşlarını ve büyük teslim edilenleri daha küçük parçalara ayırır, böylece her bir kişi için bir kişiye sorumluluk verilebilir. İş arızası yapısını geliştirirken, proje yöneticisi proje ekibi üyelerinin güçlü ve zayıf yönleri, görevler arasındaki bağımlılıklar, mevcut kaynaklar ve genel proje son tarihi gibi birçok faktörü göz önünde bulundurur.
Proje yöneticisi, projenin başarısından nihai olarak sorumludur, ancak işi tek başına yapamaz. WBS, proje yöneticisinin proje sponsorunu, proje takım üyelerini ve neyin sorumlusu olan paydaşları anlattığından proje üzerinde hesap verebilirliği sağlamak için kullandığı bir araçtır. Proje yöneticisi bir görevden endişe duyuyorsa, proje yöneticisi bu endişeyle ilgili olarak kimin tam olarak görüşeceğini bilir.
05 Bütçe
Bir projenin bütçesi, projeyi gerçekleştirmek için ne kadar para ayrıldığını gösterir. Proje yöneticisi bu kaynakları uygun bir şekilde dağıtmaktan sorumludur. Satıcıları olan bir proje için, proje yöneticisi, ürün kalitesine özel önem vererek, sözleşme şartlarına göre teslim edilebilir ürünlerin tamamlanmasını sağlar. Bazı proje bütçeleri insan kaynakları planına bağlanır.
06 İnsan Kaynakları Planı
İnsan kaynakları planı, projenin nasıl çalışacağını gösterir. Bazen personel planı olarak bilinir. Bu plan, proje ekibinde kimlerin bulunacağını ve her bir kişinin ne kadar zaman kazanmasının beklendiğini tanımlar. Bu planın geliştirilmesinde proje yöneticisi, ekip üyelerinin ve onların denetleyicilerinin, her takım üyesinin projeye ne kadar zaman ayırabileceği konusunda görüşmelerde bulunur. Personel projeye danışmak için gerekliyse ancak proje ekibinin bir parçası değilse, bu da personel planında belgelenir. Yine uygun denetmenlere danışılır.
07 Risk Yönetim Planı
Bir proje üzerinde birçok şey ters gidebilir. Her olası felaket ya da küçük hıçkırık öngörülemez olsa da, birçoğu tahmin edilebilir. Risk yönetimi planında, proje yöneticisi projeye yönelik riskleri, bu risklerin gerçekleşmesi olasılığını ve bu riskleri azaltma stratejilerini belirler. Proje yöneticisi proje sponsoru , proje ekibi, paydaşlar ve dahili uzmanlardan girdi ister.
Azaltma stratejileri, ortaya çıkması muhtemel veya bunlarla ilişkili yüksek maliyetlere sahip olan riskler için ortaya konulmaktadır. Gerçekleşmesi olası olmayan riskler ve düşük maliyete sahip olanlar plana dahil edilir; Ancak, azaltma stratejileri olmayabilir.
08 İletişim Planı
Bir iletişim planı, bir projenin çeşitli kitlelere nasıl iletileceğini özetlemektedir. İş arızası yapısına çok benzeyen bir iletişim planı, her bir bileşenin bir proje ekibi üyesine tamamlanması için sorumluluk atar.
Her mesajın hedef kitlesi var. Proje yöneticileri, her mesajın kendi hedef kitlesine göre uyarlanmasını sağlar. Bir iletişim planı, proje yöneticilerinin doğru bilgilerin doğru kişilere doğru zamanda ulaşmasını sağlamasına yardımcı olur.
09 Paydaş Yönetim Planı
Bir paydaş yönetim planı, paydaşların projede nasıl kullanılacağını belirler. Bazen paydaşların sadece bilgi almaları gerekir. Bu iletişim planında halledilebilir. Paydaşlardan daha fazla ihtiyaç duyulursa, paydaş yönetim planı bunun nasıl elde edileceğini ana hatlarıyla belirtir.
10 Değişim Yönetim Planı
Bir değişim yönetimi planı, projede değişiklikler yapmak için bir çerçeve ortaya koymaktadır. Proje yöneticileri, projedeki değişikliklerden kaçınmak istemektedir; Ancak, değişiklikler bazen kaçınılmazdır. Değişiklik yönetimi planı, değişiklik yapmak için protokoller ve süreçler sağlar. Proje sponsorlarının, proje yöneticilerinin ve proje ekibi üyelerinin değişim yönetimi planını takip etmelerinin sorumluluğu ve şeffaflığı kritik öneme sahiptir.