Paydaş yönetim planı nedir?
Paydaşlar Nelerdir?
Paydaşlar kurum içi ve dışı olabilir.
İç paydaşların örnekleri arasında, muhasebe ve bilgi teknolojisi gibi yöneticiler ve iş birimleri bulunmaktadır. İşletme birimleri genellikle proje ekibinde temsilciler var. Dış paydaşlar ilgi grupları, işletmeler ve sivil kuruluşlar olabilir. Proje ekibinde dış paydaşların temsil edilmesi nadirdir. Düzenleyici otoritesi olan kurumlar için düzenledikleri endüstriler genellikle herhangi bir proje için en önemli dış paydaş grubudur. Bir paydaş proje ekibi tarafından belirlenirse, paydaş yönetim planında bu paydaşın üzerinde durulması gerekir.
Bir proje ekibinin her paydaş grubunu temsil eden üyelerden oluşması pratik değildir. Birçok durumda, bu imkansız. Ancak, proje ekibinin projenin başarılı olması için paydaşlardan girdi ve satın alınması gerekmektedir. Örneğin, bir devlet kuruluşu en yaygın olarak kullanılan patentli yazılım programını tamamen yenilemek ve modernize etmek istemektedir.
Organizasyondaki hemen hemen herkes programı bir şekilde kullanıyor. Her kullanıcı türü proje ekibinde doğrudan temsil edilemez, bu nedenle ekip paydaşlardan girdi toplama yolları tasarlar ve paydaşları projenin durumu hakkında bilgilendirmek için yollar üzerinde karar verir. Pay ve yönetim stratejilerini bu toplama yöntemleri paydaş yönetim planında belgelenmiştir.
Paydaş Yönetim Planı ve İletişim Planı Arasındaki Fark
Bir projenin paydaş yönetim planı ve iletişim planı arasında önemli miktarda kanama olabilir. İşlevleri çok benzer. Bir paydaş yönetim planı, çıktıları ana hatları çizmenin yanı sıra projeye girdiyi kolaylaştırması bakımından daha geniştir. Bir paydaş yönetim planı daha dardır, çünkü bir iletişim planı daha geniş kitleleri kapsayabilirken sadece bir çıkar çatışması olanları ele alır.
Bir Paydaş Yönetimi Planı Bir Proje Sırasında Gelişmektedir
Paydaş yönetim planı genellikle proje yöneticisi tarafından tutulur. Bir proje ilerledikçe, proje yöneticisi paydaş yönetim planını inceler ve periyodik olarak güncellemeleri dikkate almak için proje ekibine geri getirir. Bir proje, zaman çizelgesinin ortasında planlama safhasında olduğundan çok farklı görünebilir, bu yüzden şartların gerektirmesi durumunda bir projenin rehber belgelerinin değiştiğinden emin olunması önemlidir.
Paydaş Yönetim Planı Nasıl Çalışır?
Burada, bir paydaş yönetim planının bir proje süresince nasıl değişebileceğine dair bir örnek verilmiştir. Bir devlet kurumu bir yönetmenlik projesine başladı. Başladığı gibi, proje sponsoru ve proje yöneticisi paydaş yönetim planına girmek için paydaşların bir listesi ile ortaya çıktı.
Proje ekibinin ilk görevlerinden biri planı ortaya çıkarmaktır. Birkaç ay sonra, proje ekibi üyesi, projenin başında hiç düşünmeyen bir paydaş tanımlar. Proje yöneticisi yeni paydaşını plana ekler ve yeni paydaşın nasıl dahil edileceğini tartışmak için bir proje ekibi toplantısını çağırır. Ekip ne yapacağına karar verdiğinde, proje yöneticisi proje sponsorunu bilgilendirecektir.
Açıkçası, paydaş yönetim planı yaşayan bir belgedir. Proje değiştikçe, paydaş yönetim planı projenin ihtiyaçlarını daha iyi karşılayacak şekilde değişebilir. Bir çevik paydaş yönetim planı ile, bir proje ekibi paydaşlardan gelen girdileri ve geribildirimleri uygun şekilde toplayabilir ve bu paydaşları bilgilendirebilir.