Bir denetçi gibi, proje sponsorunun bir proje yöneticisini desteklemesinin en büyük yollarından biri, proje sponsorunun organizasyonel desteğiyle ilgilenen sorunları ele almaktır.
Proje yöneticileri, sadece proje sponsorlarının çözebileceği problemlerle karşılaştığında, proje yöneticilerinin yapması gereken şeyler burada.
Egzoz Tüm Diğer Seçenekler
Proje sponsorları çoğu kararın zor olduğu organizasyon seviyesinde olma eğilimindedir, çünkü bir karar kolaysa, daha düşük bir seviyede yapılır. Bazen sınırlı kararlarla zor kararlar almak zorundadırlar.
Proje yöneticisi olarak, proje sponsoruna gitmeden önce sorununuzu çözmek için diğer tüm seçenekleri tükettiğinizden emin olmanız gerekir. Örneğin, taahhütlerini yerine getirmeyen bir proje takımı üyeniz olduğunu varsayalım. Sorunu proje sponsoruna götürmeden önce, sorunu bire bir proje ekibi üyesi ile çözmeye çalışmalısınız. Bu işe yaramadığında, takımın yöneticisine gitmelisiniz. Bu sorunu çözemediğinde, sorunu proje sponsoruna götürebilirsiniz. Sorunları aşağıdan yukarıya doğru çözmek için seçeneklerinizi tükettiniz.
Şimdi, proje sponsoru bu konu üzerinde yukarıdan aşağı doğru çalışabilir. Proje sponsoru meseleyi onunla birlikte çalışmalı ve üzerinde anlaşmaya varılmış olan eylemler hakkında bilgilendirmelidir.
Gerçekleştirmek istediğiniz en son şey, proje sponsorunun, herhangi bir yardım almadan kendi yetkinizle uygulayabileceğiniz bir çözüm getirmesidir.
Bazen bu olur. Herkes hata yapar. Bu durumlardan, ortaya çıktıklarında öğrenin ve bunun için daha iyi bir proje yöneticisi olacaksınız. Bir dahaki sefere benzer bir durum ortaya çıkarsa, daha önce yaptığından daha iyi idare edeceksin.
İhtiyacınız Olanlara Özel Olun
Proje sponsorları eksik bilgi ile çalışmaya alışkın olsa da, proje yöneticisi ilgili bilgileri dışarıda bırakmamalıdır. Proje sponsorunun dikkatini çeken durum için bağlam oluşturması önemlidir.
Proje sponsoru karar için uygun bir içeriğe sahip olduğunda, sponsordan neye ihtiyacınız olduğuna dair spesifik olun. Nasıl devam edeceğinize dair yönlendirmeye ihtiyacınız var mı? Belirli bir eylemi gerçekleştirmek için yetkilendirmeye ihtiyacınız var mı? Çözülmüş bir sorun mu var? Kendiniz elde edemeyeceğiniz kaynaklara ihtiyacınız var mı?
İhtiyacınız olan şeyi tam olarak düşünmüyorsanız, ihtiyacınız olan şey hakkında bir karara varabilir, ancak daha sonra yanıldığınızı öğrenebilirsiniz. Birbirinin zamanını kaybetme riskini en aza indirmek için konuyu sponsora götürmeden önce düşünün.
İsteğinizi Odaklayın
Proje sponsorları meşgul insanlardır. Sayısız mesele, zamanlarını emen programlarını çekiyor.
Bir proje yöneticisi proje sponsorunun zamanına gerçek bir ihtiyaç duyduğunda, bu sponsorun zamanına karşı kötü bir şey veya izinsiz giriş değildir.
Proje yöneticisi ve proje sponsoru ile harcanan zaman, yüksek oranda üretken olmalıdır. İsteğinizin odaklanmasını sağlayın, böylece yalnızca sponsorunuzun zamanını gerektiği kadar kullanın.
Sponsorunuz sizinle birebir verimli bir şekilde yaşarken, toplantılarınızı sabırsızlıkla bekleyecektir. Yüksek düzeydeki kurumlardaki insanlar genellikle zamanlarını katılmak zorunda oldukları verimsiz toplantılarda geçirirler. Verimli bir toplantıya katılmak, proje sponsorunuz için enerji verici bir hız değişikliği olabilir.