Proje ekipleri iyi çalıştıklarında, çok şey yapabilirler. Bir proje yöneticisinin iyi bir proje planı ve birlikte çalışmak isteyen ekip üyeleri olduğu sürece, işler sorunsuz bir şekilde ilerler. Gerekli kaynaklar elde edilir, son tarihler karşılanır ve kalite en azından kabul edilebilirdir.
Ekip üyeleri üzerinde anlaşılan normlara ve standartlara uymadığında, bir projenin zaman çizelgesi, kalitesi ve bütçesi tehlikeye girer. Projelerde kötü performans zaman zaman meydana gelir. Proje yöneticileri, projeye verdikleri zararı en aza indirgemek için çabucak ve etkili bir şekilde ele almalıdır. Denetlenmemiş kötü performans kendi başına gitmez.
Performans sorunu çözülene kadar adımları sunuldukları sırayla takip etmek önemlidir. Performans iyileştikten sonra, bir proje yöneticisinin artık adımları takip etmesi gerekmez. Sorun tekrar ortaya çıkarsa, proje yöneticisi adımlarını başlatmayı veya kaldığı yerden devam etmeyi seçebilir. Bir proje yöneticisi, hangi eylem tarzının uygulanacağına karar vermek için profesyonel yargılar kullanmalıdır. Proje sponsorunun önerileri gerekli olabilir.
01 Sorunu Doğrudan Takım Üyesi ile Sorgulayın
Bazen insanlar kötü performans gösterdiklerini ve söylenmeleri gerektiğini bilmiyorlar. Çoğu insan bilindiğinde gerçek sorunları düzeltmeye isteklidir. Bir meslektaşın makul beklentilerini karşılamadığınızı bilmek istemez miydiniz?
Nasıl ilerleyeceğiniz konusunda bir anlaşmaya gelin. Her ikinizin de gelecekte nasıl davranacağınız konusunda taahhütte bulunmanız gerekebilir. Örneğin, beklediğiniz şeyleri iletmede daha hassas olmanız gerekebilir ve takım üyesinin bekleneni anlamadığı zaman açıklayıcı sorular sorması gerekebilir. Davranışınızı değiştirerek, ekip üyelerinden size iyi niyet gösterilmesini sağlarsınız.
02 Takım üyesine davranışını düzeltmek için bir şans ver
Bir takım üyesi onun rahatsız edici davranışını bildiğinde, onu düzeltmek için ona bir şans verin. Proje ile ilerlerken, takım üyesini başarı için kurmanın yollarını arayın. Örneğin, bir takım üyesinin son teslim tarihlerini tartışmış olsaydınız, bir sonraki son tarihini yapmasına yardımcı olmak için yapabileceğiniz bir şey olup olmadığını görmek için bir sonraki son tarihine kadar takım üyesine danışın.
03 Sayıyı Ekip Üyesi Süpervizörüne iletin
Eğer ikiniz arasındaki meseleyi çözmeye çalışıyorsanız, bir sonraki adım sorunu ekip üyesinin amirine iletmektir. Denetleyiciye gittiğinizde, performans konusunu açıklayın ve çözmek için attığınız adımları belirtin. Durumun üstesinden gelmek için iyi niyetli bir çaba gösterdiyseniz, çoğu denetçi size yardım etmeye istekli olacaktır.
04 Yine, Takım Üyesi'ne Davranışı Düzeltme Şansı Ver
Ekip üyesinin amirini konudan haberdar ettikten sonra, şimdi takım üyesine davranışlarını düzeltmek için bir şans daha vermelisiniz.
Bu davranış düzeltme işlemindeki noktalarda, adımları tekrarlamanız cazip olabilir. Örneğin, konuyu amirine gitmeden önce ikinci kez takım üyesine getirmek isteyebilirsiniz. Zaman zaman bu makul bir hareket tarzıdır. Diğer zamanlarda, sadece zayıf performansı uzatırsınız. Her durum farklıdır, dolayısıyla kararınızı kullanırsınız ve muhtemelen proje sponsorundan veya patronunuzdan tavsiye alırsınız.
05 Sorunu Proje Sponsoruna Taşıyın
Kötü performans hala devam ederse, bıktın. Davranışları düzeltmek için takım üyelerine fırsat verdiniz ve o da onları çarçur etti. Sorunu aşağıdan yukarıya doğru düzeltmek için yapabileceğiniz her şeyi yaptınız, ama şimdi yukarıdan aşağıya doğru düzeltmek için ağır vurucuyu getirmenin zamanı geldi.
Sorunu ekip üyesinin amirine getirdiğinizde olduğu gibi, sponsor için gerekli tüm bilgileri düzenleyin. Proje sponsoruyla toplantıya gir ve ne yapmasını istediğini bil. Sponsorun akranlarından birinin takım üyesine danışmanlık yapmasını istiyorsanız, öyle söyleyin. Takım üyesinin başka biriyle değiştirilmesini istiyorsanız, öyle söyleyin. Destekleyici, size destek olmak ve projenin başarılı olması için neye ihtiyacınız olduğunu size sunmak için var. Proje sponsoruna ihtiyacınız olanı bildirin.
Proje sponsorunun müdahalesi ile sorunun çözülemeyeceği konusunda küçük bir şans var. Bu durumda, sorunu çözmek için sponsordan farklı eylemler denemesini isteyin. Destekleyici problemi kabul etmeye karar verdiğinde, onu çözmesine izin verin. Ancak, sorun hala bir sorun olduğunda sponsoru uyarmazsanız sponsor bunu çözemez.