Hükümet kuruluşları, insanların çalışmalarını yürütmenin bazı yönlerinin değişmesi gerektiğinde projeler üstlenirler. Proje Yönetimi Enstitüsü'ne göre , bir proje “benzersiz bir ürün, hizmet veya sonuç üretmek için tasarlanmış geçici bir grup faaliyeti” dir. Bir proje bir kuruluşun işini nasıl değiştirdiğini değiştirdiğinde, projenin son ürünleri günlük çalışmaya dahil edilir ve örgütün esrarlı çalışması.
Kolay gelebilir, ama değil. Değişim zordur ve projeler raylardan kolayca kaçabilir. Her gün bir projenin ilerlemesini ve nihai başarısını tehdit eden zorlukları beraberinde getirir. Bu tehlikeyle mücadele etmek için, projelerin belli kilit unsurlara ihtiyacı vardır. Aşağıdaki öğeler yerine, bir proje büyük bir başarı şansı vardır.
01 Adanmış Proje Sponsoru
Proje sponsoru, projeyle ilgili dört temel sorumluluğa sahiptir. İlk olarak, sponsor projeyi şampiyona ediyor. Proje ekibini kamuya ve özel olarak alkışladı. İkincisi, sponsor proje yöneticisini desteklemektedir. Bir proje yöneticisi, engellerin kaldırılması gerektiğinde, sponsorun yardım için sponsoru aradığı için sponsoru çağırır. Üçüncü olarak, sponsor doğrudan kaynak sağlayarak veya kaynakları elde etmek için diğer üst düzey kişilerle çalışarak kaynakları hizalar. Sponsor bir proje için güçlü bir şampiyon olduğunda, sponsorun akranlarının anlamlı kaynaklara sahip olma olasılığı daha yüksektir. Dördüncüsü, sponsor karar vermeyi kolaylaştırır. Proje ekibi bataklaştıkça, sponsor kararı karara bağlayabilir ya da kararı düzeltebilir.
Sponsor proje yöneticisi ile sürekli iletişim halinde bilgilendirilmektedir. İki kişi, sponsorun ne zaman devreye gireceğini ve sponsorun sorumluluklarını proje yöneticisinin desteğiyle daha fazla zorlayacağını belirlemek için birlikte çalışır. Örneğin, bir proje yöneticisi kuruluşun finans departmanından bilgi almakta zorluk çekebilir. Proje sponsoru, baş mali görevlilere durumla ilgili olarak yaklaşabilir ve bilgi alma görevinin rakip görevlerin üzerinde önceliklendirildiğini sorabilir.
02 Net Hedefler ve Kapsam
Bir proje üzerinde çalışmadan önce veya hatta planlandığında, proje sponsoru projenin amaçlarını ve kapsamını belirtmelidir. Hedefler, projenin başarması gereken büyük şeylerdir. Örneğin bir yazılım geliştirme projesi yapın. Bir insan kaynakları departmanı, bordroyu yönetmek için iyi bilinen bir özelleştirilebilir iş yazılımı kullanır. Organizasyon, öğrenme yönetimi için bir modül eklemek istiyor. Projenin hedefleri, öğrenme yönetim yazılımını kurumun iş ihtiyaçlarına göre özelleştirmek ve mevcut bordro sistemi ile entegre etmektir.
Kapsam, projenin parametrelerini tanımlar. Yazılım projesi örneği ile devam etmek; Bu projenin kapsamı, öğrenme yönetim sisteminin getirilmesi ve bordro sistemi ile entegre edilmesi ile sınırlıdır. Çoğu zaman, kapsamı dışında olan şeyleri anlamak için kapsam dışı olan şeyleri tanımlamak yararlı olur. Bu proje için diğer modüllerin eklenmesi kapsam dışıdır. Muhasebe departmanı proje yöneticisine gelemez ve faturalandırma, alacak hesapları veya borçlu hesaplar için ödeme yapamaz.
Proje tanımlandıktan sonra bir modül eklemek, kapsam sürünmesine izin verir. İyi proje sponsorları ve proje yöneticileri, kapsam sürünmesine karşı koruma sağlar ve proje ortalamasını kapsaması çok isteksizdir. Bir projenin kapsamını arttırmak, projenin zaman ve para gibi kaynaklar ihtiyacını artırır. Ayrıca, ek kapsam üzerinde çalışmak, iş ürünlerinin kalitesini riske atmaktadır.
03 İyi Bir Proje Yöneticisi
Proje yöneticileri genellikle projeyi ilerletmelerine yardımcı olacak aşağıdaki özelliklere sahiptir. Proje yöneticileri planlamacılar. İş sırasını düşünürler ve ekip eldeki görevi tamamladıktan sonra ne yapılması gerektiğini bilirler. İyi planlar yaparlar, aynı zamanda ne zaman esnek olacağını ve bir plandan saptığını da bilirler. Proje yöneticileri güvenilirdir. Başarılarını başkalarının çalışmalarına bağlı olarak, proje yöneticileri iyi niyet ve yetkinliklerine güvenmek için insanlara ihtiyaç duyarlar. Proje yöneticisi ve proje sponsoru arasındaki ilişkide güven özellikle önemlidir. Proje yöneticileri, işlerinin büyük çoğunluğunun iletişim içermesi nedeniyle dışa dönük olma eğilimindedir.
İnsanları taahhütlerine karşı sorumlu tutarlar. İşte bir örnek. Bir proje ekibi üyesinin danışmanı, proje yöneticisine ekip üyesinin projeye haftada dört saat ayırabileceğini söyledi. Bu ekip üyesi, iki haftalık toplantıları arka arkaya kaçırdı ve görev dağılımı yapısında kendisine atanan görevlerinde hiçbir ilerleme kaydetmedi. İlk cevapsız toplantıdan sonra, proje müdürü yokluğu ve cevapsız son tarihleri tartışmak için ekip üyesi ile bir araya geldi. Ekip üyesi daha fazla önceliğe sahip olduğunu söyledi. Proje müdürünün bunun şüpheli olduğundan emin değildi, bu yüzden ikinci cevapsız toplantıdan sonra proje yöneticisi takımın yöneticisi ile bir araya geldi. Denetim otoritesi proje yöneticisine ekip üyesinin davranışlarının artacağından emin olmasını söyledi.
04 Katılımlı Paydaşlar
Bir projedeki paydaşlar, projenin başarısında hak sahibi olan ancak proje ekibinin üyesi olmayan kişilerdir. Projeyi proje yöneticisi veya proje ekibi üyeleri gibi günlük olarak düşünmüyorlar, ancak kilit kararlar ve projenin hedeflerine yönelik genel ilerlemede döngü içinde olmak istiyorlar.
Paydaşların, proje faaliyetlerini takip etmek için kendi motivasyonları vardır, ancak proje yöneticisinin, projenin hedeflerine yönelik çalışmaları ilerletecek şekilde katlama yapma sorumluluğu budur. Çoğu durumda, bunu yapmak çok fazla girdi elde etmek ve çok az girdi almak arasında hassas bir denge içerir. Paydaşlar her karara ağırlık veremez. Bu, projeyi baltalayacak ve her kararını kavga edecek. Aksine, paydaşlar kapanamaz çünkü hemen hemen her projenin büyük bir kısmı tatmin edici paydaşlardır.
05 Özel Proje Ekibi Üyeleri
Proje ekibi üyeleri projenin çalışmalarını tamamlar. Birçok kez, proje ekibi üyeleri, normal görevlerinin üstesinden gelmek üzere bir projeye atanırlar, bu da projenin getirdiği ek çalışmayı telafi etmek için başka işlerde herhangi bir azalma olmaması anlamına gelir. Proje yöneticileri, ekip üyelerinin bu konuda denetçileri ile görüşmelerine yardımcı olabilir, ancak proje yöneticisi proje ekibi üyelerinin proje dışında sahip olduğu sorumluluklar üzerinde hiçbir kontrolü yoktur.
Ekip üyelerinin projeye olan bağlılıkları çok değerlidir. Özveri verilmeksizin, son tarihler kaymaz ve iş ürünleri iyi kalitede değildir. Özel ekip üyeleri, projenin hedeflerini zamanında, bütçe dahilinde ve kalite beklentilerine kadar gerçekleştirmek için motive olurlar.