Çalışanlar, genellikle, daha uzun yoklama yaprakları veya diğer uzun süreli izinler için mazeret mektubu yazmak zorundadırlar.
Resmi mazeret mektubu diğer durumlarda da kullanılır, örneğin jüri görevi veya okuldan yoksun olma gibi.
Resmi bir mazeret mektubu yazmanın yanı sıra iki örnek mektup yazmayla ilgili ipuçlarını aşağıda bulabilirsiniz: İşi kaçırmadan önce bir işveren göndermek için bir örnek ve bir sonra.
Resmi bir mazeret mektubu yazmak için ipuçları
- İş mektubu formatını takip edin. Mektubunuzu yazarken resmi iş mektubu formatını kullanın. Bu mektubun profesyonel olmasını istiyorsun.
- İşvereninizin politikalarını anlayın. İşi kaçırmadan önce, patronunuza devam edemeyeceğinizi bilme politikasını bildiğinizden emin olun. Patronunuza söylemeniz gerekip gerekmediğini ve ona nasıl ulaşacağınızı (örneğin telefon, mektup, e-posta) öğrenin. Ayrıca, işvereninize ne kadar önceden bildirmeniz gerektiğini de inceleyin.
- Mektubu en kısa zamanda gönderin. Mümkünse, işinizi kaçırmadan mazeret mektubunuzu gönderin. İşvereninize görevlerinizi yeniden atamak için zaman vermek istersiniz. Daha uzun bir izin dilekçesi istemiyorsanız, bu mektubu mümkün olduğunca erken gönderin. Resmi bir mektup göndermek için zamanınız yoksa, bunun yerine bir mazeret e-postası göndermeyi düşünün.
- Kısa tut. İşinizi neden kaçırdığınızı (hastalığınız veya kişisel bir sorun hakkında ayrıntılı bir hikaye varsa, belirtilerinizin uzun bir listesi gibi) hakkında ayrıntılı bilgi vermeyin. Bunun yerine, eksik olamayacağınız günü veya günleri kısaca belirtin ve nedenini (kısaca) açıklayın.
- Yardım teklif et. Bir şekilde yokluğunuza yardımcı olmayı düşünebilirsiniz. Örneğin, yokluğunuzda hala e-postada olacağınızı söyleyebilir veya bazı cevapsız projeleri tamamlamak için bir veya iki saat daha çalışmayı teklif edebilirsiniz. Devamsızlığınızı önceden hazırlarsanız, eksik kalacağınız ödevleri tamamlamanız için meslektaşlarınızdan veya çalışanlardan bir veya ikiinden yardım isteyin. Bu, daha uzun bir izin süresi istemeniz durumunda özellikle önemlidir.
Örnek Formal Özür Mektubu (Kayıp İşten Önce)
tarih
İşverenin adı
İşveren Başlığı
organizasyon
Adres
Şehir (*): Eyalet (*): Posta kodu
Sayın Bay / Bayan Soyadı:
Lütfen bu mektubu, 1 Eylül 20XX'den 5 Eylül 20XX'ye kadar çalışmaya katılamayacağımı resmi bir bildirim olarak kabul edin. Bu hafta başlarında sizinle konuştuğum profesyonel gelişim konferansına katılacağım.
Çalışma saatlerinde e-postada bulunmayı ayarlıyorum ve kaçırdığım şeyi görmek için günde bir kez ofisle görüşüp check-in yapacağım.
Daha fazla bilgi sağlayabilir miyim, yoksa devamsızlığımı sorunsuz bir hale getirmek için benden başka bir şeye ihtiyacınız olursa lütfen bize bildirin. Bu müthiş fırsatı almamı sağladığın için teşekkür ederim.
İçtenlikle,
İmzanız (basılı kopya mektubu)
Yazdığınız İsminiz
Örnek Formal Özür Mektubu (Kayıp İşten Sonra)
tarih
İşverenin adı
İşveren Başlığı
organizasyon
Adres
Şehir (*): Eyalet (*): Posta kodu
Sayın Bay / Bayan Soyadı:
Lütfen bu mektubu, hastalık nedeniyle 1 Eylül 20XX tarihinde çalışmaya katılamadığım için resmi bildirim olarak kabul edin. Bu hafta benim yokluğum sırasında kaçırdığım görevleri tamamladım.
Daha fazla bilgi verebilseyim lütfen bana bildirin. Anlayışın için teşekkürler.
İçtenlikle,
İmzanız (basılı kopya mektubu)
Yazdığınız İsminiz
E-posta Mesajı Gönderme
Bazen yokluğunuzu açıklayan bir e-posta mesajı göndermek daha mantıklıdır. Örneğin, patronunuza mümkün olan en kısa zamanda işte olmayacağınızı söylemek istiyorsanız, e-posta bu bilgileri paylaşmanın en hızlı yoludur. Bazı işverenler, çalışanların e-posta yoluyla devamsızlıklarını bildirmelerini istemektedir.
Eğer yokluğunuz için bir e-posta mesajı mazereti gönderirseniz, e-postayı kısa tuttuğunuzdan, yalnızca bulunmadığınız tarihleri belirttiğinizden ve neden uzak kalacağınız konusunda kısa bir açıklama yaptığınızdan emin olun.
Ayrıca net bir konu satırı eklediğinizden emin olun. Konu satırında sadece “İşten Yok” yazabilirsiniz. Bu, e-postanızın amacını patronunuza açık bir şekilde açıklar.
Bahanenizi e-posta ile göndermeyi tercih ederseniz, profesyonel bir e-posta mesajı nasıl gönderilir .