Neden profesyonel bir e-posta göndermek istersiniz? Bir dizi sebep var. Kapak mektubunuzu potansiyel bir işverene, referans olmayı kabul eden bir meslektaşına, mevcut patronunuza bir istifa mektubu ya da bir tavsiye mektubu talebi için bir teşekkür mektubu gönderebilirsiniz.
Kişisel olmayan e-posta göndermenin başka nedenleri olabilir ve aslında, tüm e-postalarınızın düzenli ve profesyonel olduğundan emin olmak iyi bir fikirdir. Mesajlarınıza ne ekleyeceğiniz, neleri dahil etmeyeceğiniz ve e-posta mesajlarınızı nasıl kapatacağınız, imzalayacağınız ve göndereceğiniz bilgiler.
Profesyonel E-posta Mesajı Kuralları
Yüksek kaliteli bir profesyonel e-posta yazmak için bu adımları gözden geçirin ve her zaman alıcıyla ilgili harika bir izlenim edineceksiniz:
- Konu Dizisi: Konu satırı , yazım amacınızı kısaca ifade etmelidir. Konu satırınız "Teşekkür" veya "Öneri İsteği" kadar basit olabilir.
- Selamlama: Çok kısa bir e-posta yazıyor olsanız bile bir tebrik ekleyin. Kişinin adını biliyorsanız, onu ekleyin. Kişi ile ilk isim olmadıkça, onları başlıklarına göre arayın.
- Uzunluk: E-postanızı mümkün olduğunca kısa tutun. İnsanlar uzun e-postaları gözden geçirme eğilimindedir, bu nedenle yalnızca temel bilgileri içerir.
- Yazı Tipi Stili: Süslü, eğlenceli veya renkli yazı tiplerinden kaçının; Bunlar sadece alıcıyı gerçek mesajınızdan ayırır. Kalın ve italik kelimelerin aşırı kullanılmasından kaçının, bu da bir e-postanın karmaşık görünmesini sağlar. Tüm büyük harflerle yazmayın; Bu, bir e-postada öfkeli veya aşırı bir şekilde karşımıza çıkıyor.
- İfadeler: Profesyonel bir e-postada ifadeler içermez; bunları kişisel yazışmalar için saklayın.
- Yazım ve Dilbilgisi: Sadece bir e-posta yazdığınız için yazım ve dilbilgisi konusunda özensiz olmanız gerektiği anlamına gelmez. Göndermeden önce e-postanızı dikkatlice düzenleyin. Hatasız bir mesaj alıcıya e-postanızın ciddiye alınması gerektiğini söyler.
- Kapanış: Kısa bir "Teşekkürler", "En İyi" veya başka bir basit gönderim ve sonra adınız ile kapatın. Çoğu e-posta hesabı, adınız, başlığınız ve iletişim bilgilerinizle her e-postaya bir imza yerleştirmenizi sağlar. Bu, her yazışmayı daha profesyonel hale getirmenin müthiş bir yoludur.
Ek Profesyonel Email Mesaj İpuçları
E-postanızı yazdıktan sonra, "gönder" düğmesini tıklamadan önce tüm bu adımları uygulayın:
- Mesajınızın Tamamlandığından Emin Olun: E-postanızın Konu satırının doldurulduğundan emin olmak için iki kez kontrol edin, bir imza eklediniz, mesajı doğru kişiyle gönderiyorsunuz ve mesaj göndermek için Bcc alanına girdiniz. e-posta mesajının bir kaydına sahip olmak için kendinize kopyalayın.
- E-posta İletinizi Kanıtlayın: Göndermeden önce, yazım denetimi yapıp dilbilgisi ve büyük harf kullanımını kontrol ettiğinizden emin olun. Kağıt mektupta oldukları gibi e-posta iş arama yazışmaları kadar önemlidir.
- Bir Test E-postası Gönderin: E -postanızı göndermeden önce, biçimlendirmenin işe yarayıp yaramadığını kontrol etmek için önce kendinize mesaj gönderin. Her şey yolunda görünüyorsa, devam edin ve e-postayı şirkete veya iletişim kurduğunuz kişiye gönderin.
- E-posta Mesajının bir Kopyasını Kendinize Gönderin: E-posta mesajının bir kopyasını kendinize göndermek için Bcc alanını kullanın, böylece mesajı gönderdiğinizde ve kime gönderdiğinizde bir kayda sahip olursunuz. Bu bilgiyi gönderilen klasörünüzde de bulabilirsiniz.
- Kopyalarınızı Dosyalayın: Birçok e-posta programı ile, önemli geçmiş e-postaları bulmayı kolaylaştırmak için klasörleri gönderebilirsiniz. Tüm iş arama e-postalarınız için bir klasör oluşturun ve iş arama klasörünüze gönderdiğiniz e-posta mesajının kopyalarını dosyalayın.
E-postanızı Düzenli Olarak Kontrol Edin
İş aradığınızda zamanın özüdür, bu nedenle e-postanızı düzenli olarak ve sık sık kontrol etmeniz önemlidir, böylece önemli fırsatları kaçırmazsınız. En azından, e-postanızı sabahları ve öğleden sonra saatlerinde kontrol edin, böylece aldığınız iletilere zamanında yanıt vermek için zamanınız olacak.
Bu günlerde bir akıllı telefona sahip olmak, nereye giderseniz gidin ve istediğiniz zaman e-postalarınızı kontrol etmenizi kolaylaştırabilir - artık bilgisayarınız üzerinde gezinme. Aslında, yeni e-posta iletileri için bildirim alabilirsiniz, böylece gelen kutunuza çarptığında bunları okuyabilirsiniz.