Yayınlandı 8/1/2015
Birisi ilk yönetim rolüne terfi ettiğinde, bir departman bütçesi ilk kez yönetilecekler.
Yeni yöneticilerin çoğu, bir bütçe tahmininin nasıl geliştirileceğine, giderlerini nasıl izleyeceğine ya da yıl ortası düzenlemelerini nasıl yapacağına dair çok az ya da hiç resmi eğitim almazlar. Genellikle bir e-tablo veya yöneticiden veya finans departmanından bir rapor alırlar ve bunun nasıl yapılacağını bilmeleri veya deneme yanılma yöntemiyle öğrenmeleri beklenir.
“Deneme ve hata” yeni bir beceri öğrenmek için etkili bir yol olsa da, yeni bir yöneticinin çok fazla acı verici hata yapmak zorunda kalmaması daha iyi olur.
İşte en yeni yöneticilerin aşağıdakilerden yararlanabileceğine inandığım kendi deneme ve hata öğrenimimden öğrendiğim birkaç ders var:
Başlangıcından Öğrenmenin Zamanına Yatırım Yapın
“Aptal” soruları sormak için, bir şeye yepyeni olduğunuzdan ve hiç yapmadığınızdan daha iyi bir zaman yoktur. Birisi sizin hatalarınızı belirtmek zorunda olana kadar beklemek yerine, önceliği öğrenmek ve harcamaktan daha iyidir. Altta yatan felsefeyi, genel hedefleri, biçimi ve her bir satır öğesini incelemek için yöneticinizden (veya isterseniz önünüzden) zaman isteyin. Kuruluşunuzun bir finans kişisi varsa, o kişiden de sizinle zaman geçirmesini isteyin. Çoğu uzmanlıklarını paylaşmaya istekli ve istekli olacak. Her şeyden önce, eğer kendi özelliklerine göre işleri nasıl yapacağınızı eğitebilirlerse, daha sonra onlar için daha az baş ağrısı olacaktır.
“Finansal Olmayan Yöneticiler için Finans ve Bütçeleme” Kursu
“Executive Education” başlığı altında yerel üniversite işletme okullarına danışın. Çoğu işletme fakültesi bir ila üç günlük, kredisiz dersler sunmaktadır. Kurs sırasında veya sonrasında, şirketinizin yıllık raporunu gözden geçirin ve çeşitli finansal oranları ve raporları anlayın.
Kendi İşinizin Bütçe Bütçesini Yönetin Kendi İşiniz gibi
Büyük organizasyonlar için çalışırken, “şirketin” parasını ağaçta yetiştiği gibi tedavi etmeye son vereceğiz. Yapmıyor ve artık departmanınızın kaynaklarının kişisel sahipliğini üstlenecek bir yönetici olarak sizin işiniz.
Takım oyuncusu ol
Mümkünse, yöneticinizin bütçesini inceleyin. Bütçenizin sahipliğini almanız önemli olmakla birlikte, biriminiz daha büyük bir varlığın parçasıdır. Yöneticinizden, bütçenizin nereye sığacağını ve büyük resminizi ve akranlarınızla olan karşılıklı bağımlılığı desteklediğini göstermesini isteyin. Başka bir bölümün sizinkilerden daha yüksek bir önceliğe sahip hedefler için paraya ihtiyaç duyduğu zamanlar olabilir. Sorulmayı beklemeyin veya almayın - proaktif olun ve arkadaşınıza yardımcı olmak için teklif verin. Stratejik ve işbirlikçi olarak görüleceksin.
Aptal oyunları oynama
Çünkü "herkes bunu yapıyor", çünkü şirket için aptalca ve kötü değil. Yöneticilerin oynadığı tipik bir aptal bütçeleme oyununun bir örneği “kullan ya da harcamalarını kaybet” şeklindedir. Yılın sonuna yaklaşıyorsanız ve bütçeniz tahmininizin altında seyrediyorsa. Önceki yıllarda, sübtil olduğunuzda, gelecek yıla ait bütçeniz o yılın fiili olarak belirlendi.
Yani, bütçenizi tekrar kesmemek için bir alışveriş çılgınlığı yaşarsınız - ihtiyacınız olmayan şeylere ihtiyaç duymazsınız ya da ihtiyaç duyacağınız takdirde stokta kalkarsınız.
Giderlerinizi Aylık Takip Edin ve Proaktif Düzeltmeler Yapın
Bütçenin üzerindeyken “birilerinin” size söyleyeceğini varsaymayın. Aslında, aylık raporlar isteyebilir veya kendinizi takip etmelisiniz. Bir sürpriz olduğunda (sen ve patronun için) yılın sonuna kadar beklemeyin. O zamana kadar, araştırmak ve düzeltmek için çok geç. Sorumlu olun, kendinizi ölçün ve proaktif olarak yöneticinize rapor verin.
Saydam Olun ve Takımınızı Dahil Edin
Bütçenizi ekibinizle paylaşın, hatta tahminleri oluşturmaya dahil edin. Ekibinize katılma ve bütçeleme sürecini anlamalarına yardımcı olma, paylaşılan sahiplik duygusu yaratır ve çalışanlarınızı masrafları yönetmek için yaratıcı yollar bulmaya teşvik eder.
Stratejik olun
Geçen yılki gerçekleri almayın ve bir sonraki yılın tahminine yüzde on katın. Bir strateji ve hedefler geliştirmekle başlayın ve ardından bu hedeflere ulaşmak için gereken kaynakları belirleyin. Geçen yıldan daha fazlasına ihtiyacınız varsa, ek fon talebinizi haklı çıkaracak bir iş davası hazırlayın.
Aşırıya kaçmayın
Bütçeyi yönetmek bir yönetici için önemli bir rol olsa da, en önemli varlıkları asla görmezden gelmeyin: İnsanlarınız! Ekibinizi geliştirmek için en az beş kat fazla zaman harcadığınızdan emin olun.