Dış Kaynak Kullanım Planı Geliştirme Süreci
Ancak, aileler farklı kararlar aldıkça, şirketler dış kaynak kullanımıyla ilgili farklı kararlar almaya başlayabilirler. Tüm firmalar için çalışan bir şablon yoktur, ancak tüm firmaların dikkate alması gereken bir süreç vardır:
gerçekleşme
Geçmişte, birçok şirket dış kaynak kullanımının ne olduğunu bile bilmiyor olabilir. Bugün dış kaynak kullanımı hakkında bilgi sahibi olsalar da, halihazırda kullandıkları dış kaynak (ve dışarıdan temin edilen) kaç program olduğunu fark edemeyeceklerdir: Kopya merkezleri, posta odaları, tesis yönetimi, BT ve hatta kurumsal bir hukuk departmanının bölümleri . Dış kaynak kullanımı her sorunu çözmeyebilir, ancak önceki nesil sözleşmeleri öğrenmek yeni projeleri tanımlayacak ve değerli bilgiler sağlayacaktır.
Hedef Ayarı
Bir dış kaynak sağlama programı oluştururken başarılı olmak için, toplam şirket maliyetlerini yüzde beş oranında azaltmak, tek bir konum için verime odaklanmak veya yalnızca bir iş biriminde gerçekleştirilen işlevlere bakmak gibi belirli hedefleri tanımlamanız gerekir.
Hedefler muazzam detaylara ihtiyaç duymaz. Dış kaynak kullanımınız arttıkça, tanımlar değişecektir.
katılım
Plana girdi sağlamak, varsayımları doğrulamak ve uzmanlık kararı vermek için birçok uzmanlık alanından katılımcılara ihtiyacınız vardır. Genel bir plandan belirli projelere geçtiğinizde, bu süreci tekrarlayacak ve daha spesifik bilgiye sahip alt gruplar oluşturacaksınız.
Kimlik
Artık bilgileri tanımlamak ve yorumlamak için hedefleriniz ve uzmanlarınız olduğu için, dış kaynak kullanım programınız için özel projeleri tanımlama zamanı. Her firma farklı kriterler geliştirir ve finansal veya operasyonel analiz kadar kültür tarafından yönlendirilir, ancak bakmanız gereken ortak kriterler vardır:
- Önceki kararlar: Firmanız muhtemelen geçici işçiler veya hizmet sözleşmeleri gibi çalışan olmayanları kullanma konusunda daha önceki kararları vermiştir. Ayrıntılar için Tedarik ve PMO ( Proje Yönetim Ofisi) ile çalışın. Bu listedeki konuları nasıl ele aldıklarını görün ve öğrenilen dersleri derleyin.
- Uzmanlık: Yeterli uzmanlık olmadan işlevler veya ürünler üretiyor musunuz, yoksa yöneticileri tutmakta sorun yaşıyor musunuz? Mevcut yönetimin bu sorunlara yönelik bir planı var mı? Değilse, bu iyi bir dış kaynak kullanımı projesi olabilir.
- Kalite: Bir fonksiyonun doğru becerilere ve deneyimli yöneticilere sahip olması durumunda bile, ihtiyacınız olan hizmet düzeyini alamayabilirsiniz. Yönetici müşteri anketleri yürütüyor mu? Müşteriler ürünler veya hizmetler hakkında neler söylüyor? Hizmet kalitesinde bir boşluk ya da müşteri hizmetlerine olan ilgisizlik, dış kaynak kullanımı için bir başka bayraktır.
- Maliyet: Son derece kaliteli bir hizmet, mutlaka iyi bir değer değildir. Maliyetleriniz rakipler ile nasıl kıyaslanıyor? Fonksiyon aylık raporlar üretir mi: Birim maliyetleri, işletme maliyeti, çok yıllı maliyet eğilimleri? Bu işlev bu raporları üretemezse, dış kaynaklı bir hizmet, işlemleriniz için daha fazla şeffaflık sağlayabilir.
- Ölçek: Tüm firmanızı incelediğinizde, beklenmedik keşifler yapacaksınız. Odaklanmış kalmak! Büyük bir proje, bir dizi küçük projeden daha iyi bir dış kaynak tedarik adayıdır. Bu tek büyük proje çok daha az idari ve yönetim kaynağına ihtiyaç duyacaktır. Kapsamlı bir liste tutun, ancak ilk projelerinizde büyük bir etki yaratmaktan ziyade adayları seçin.
- Güvenlik: Artık potansiyel projeler hakkında iyi bir fikriniz var. Güvenlik standartlarına göre onları filtrelemenin zamanı geldi. Güvenlik karmaşık ve tartışmalı bir konudur. Farklı sektörler için farklı standartlar geçerlidir ve bazı firmalar rakiplerinden daha fazla güvenlik bilincindedir. İç ve endüstri standartlarını anlayın ve dış kaynak projelerini buna göre sınırlayın. Tartışmalarınızda yasal , BT, şirket güvenliği, uygunluk (varsa) ve herhangi bir "risk" departmanını dahil edin.
- Önceliklendirme: Yukarıdaki her öğe (ve belki diğer özellikler) puanlanmalı ve daha sonra her bir projeye toplam "dış kaynak kullanımı" atanmalıdır. Kuşkusuz, eğer puanları doğruysa ve diğer özellikler göz önünde bulundurulmalıysa, hangi özelliklerin en önemli olduğu üzerinde çok fazla tartışma olacaktır. Bu sürecin aylar hatta yıllar boyunca devam etmesi halinde şaşırmayın.
- İletişim: Potansiyel projelere öncelik verdiğinizde çok sayıda toplantı düzenlediniz ve birçok insanla konuştunuz. Dış kaynak kullanımı için hedeflediğiniz departmanlarda kamuya açık bilgiler olmak üzere bu tartışmaları bekleyin. Her zaman bu tartışmaların çalışan nüfusunuza genellikle gerçek zamanlı olarak ulaşacağını varsayın. Dikkatlice düşünülmüş kurumsal iletişimin hazırlanması ve hazır olması gerekmektedir. Hiçbir zaman söylentilerin gerçeklerden daha iyi bir bilgi kaynağı olmasına izin vermeyin.
Dış Kaynak Kullanım Planınızı Yürütme
Bu sürecin sonunda, ilk dış kaynak planına sahip olacaksınız. Bu planı yürüttüğünüzde daha birçok adım var: Verileri onaylamak, belirli projeler için alt komiteler oluşturmak, satıcıları tanımlamak, pilotları işletmek, sözleşmeler vermek, vb. Ancak, planınızı geliştirmek size ilk ve en önemli adımları sunar.