1. Pazartesi sabahı saat 08.00
Bu toplantıdaki sorun hiç kimsenin buna hazır olmamasıdır. Her şeyden önce, Pazartesi sabahı saat 8:00, henüz bir şey olmadı ve geçen hafta her şey çoğunlukla eski bir tarih.
Bu toplantıdaki ikinci sorun, herkesin hazırlaması için Pazar günü gece yarısı kadar iyi çalışmalı , ancak çalışanlardan ve çalışanların aile fertlerinden “yılın çekiciliğine” ciddi bir oy vermeyi garanti ettiler.
Çözüm: Pazartesi günü bir takım toplantısı yürütmeniz gerekiyorsa, bunu daha sonra sabahın erken saatlerine veya öğleden sonraya doğru itin. Daha da iyisi, salı sabahına kadar itin.
2. Yuvarlak Masa Durumu Toplantıları
Bu buluşmayı biliyorsun. En son güncellemelerini, seslerini, fantezilerini ve hayallerini paylaşan odanın etrafında insanların hareket ettiği yer. Yanlış yerde oturduğunuzda, mesanelerin aşırı gerginliği olan bir gruba ve uzaktaki işlevlerdeki meslektaşlarının ağzından çıkan politik yönelimli güncellemelerden beyinleri uyuşturan bir gruba bir güncelleme öneren 22 kişi olarak son buluyorsunuz.
Çözüm: Gerekirse yerine getirin, ancak güncellemelerle ilgili bazı kurallar belirleyin . İnsanlardan herkesi etkileyen önemli haberlere odaklanmalarını veya işlevler arasında yardım gerektiren zorlukları belirlemelerini isteyin.
Disiplinsiz yuvarlak masa toplantılarının yarattığı acımasız ve kendi kendini idare eden durum güncellemelerinin acımasız yürüyüşünü sınırlamak için herhangi bir şey yapın.
3. Amaçlarını Kaybeden Düzenli Toplantılar
Bu toplantının hala neden gerçekleştiğini kimsenin hatırlayamadığı yinelenen bir toplantı, derhal ortadan kaldırılması için bir aday.
Fizik yasaları toplantılara transfer edilir ve programa göre bir toplantı, işyerinde yararlılığını kullandıktan sonra uzun bir süre kalmaya devam eder. Yeni bir yönetici, ekibinin programındaki tekrarlanan toplantı listesini gözden geçirdi ve bu toplantıların var olması için bir neden ortaya çıkaramadığı için ikisini iptal etti. Geçtiğimiz yıldan kurtulmaya çalıştığı bu toplantıyı nasıl öldürdüğünü merak eden kişilerden birkaç teşekkür notu ve birkaç yorum aldı.
Çözüm: Ekibinize maruz kaldığınız veya katılımcısı olduğunuz tüm tekrar eden toplantıları gözden geçirin ve onları yaşamınızdan ve ekip üyelerinizin hayatlarından uzaklaştırın. Toplantıya ev sahipliği yapacak değilseniz, toplantı sahibinin amacına dair niyetinizi ve bakış açınızı bilgilendirin. Ev sahibi / sponsor iseniz, ekip üyelerini kontrol edin ve onlara bir ses ve oy verin. Yinelenen toplantıların birazcık dilimlenmesi, diğer önemli etkinlikler için değerli zamanlar açar.
4. Grup Word-Buluşması Toplantıları
Bu, bir grup insanı bir şeylerin ifadesi üzerinde çalışmak için bir araya getirdiğiniz herhangi bir toplantıdır: bir vizyon, bir görev, bir strateji beyanı, proje yönetiminde bir kapsam bildirimi.
Bu oturumların çıktısı tipik olarak, kişinin sorumlu olduğu tarafın uzlaşmalarını yansıtan garip bir şekilde inşa edilmiş cümleler serisidir. Odadaki hiç kimse son ürünle aynı fikirde değil, ancak herkes acıyı aşma girişiminde saçma sapan gülünçlerin ötesine geçtiği anda herkes başını sallar.
Yolsuzluk: Hiçbir zaman bir şeyin kaba bir ifadesini bir komiteye bırakmayın. Söz konusu öğeye bir bıçak atın, birkaç meslektaşından sekerek çıkarın ve sizin için çalışmaya başlayan bir şeye yaklaştığınızda, bir gruptan çok dikkatli bir şekilde giriş isteyin. Soruları açıklığa kavuşturun, büyük notlar alın ve sonra gerektiği gibi tekrarlayarak ifadeleri tekrar gözden geçirin ve yeniden çizin.
5. Şablon Stratejisi Toplantıları
Bu makalenin açılışında açıklanan çok kırık bir strateji toplantısı ile başladığım yere son veriyorum.
Stratejik netliğin ortaya çıkmasına yardımcı olacak sihirli bir süreç ya da şablon ya da basit bir dizi adım yoktur. Bir SWOT (güçlü yanlar, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler) analizi yapmak, her zaman koşulların ve fırsatların doğru bir şekilde değerlendirilmesine ulaşmanın kritik yolunda değildir. Sayılar, hedefler ve büyüme stratejiler değildir. Bu karmaşık konu için basit bir sürece sahip olduğunu öne süren herkese karşı dikkatli olun.
Çözüm: Uygulanabilir , anlamlı bir strateji geliştirmenin peşinde koşmak, bazen yol gösterme ve bazen takip etmeyi bilen, nitelikli ve deneyimli bir strateji kolaylaştırıcısı veya danışmanına yatırım yapın. Doğru profesyonel, grubu stratejik netliğe giden yolda cevaplanması gereken doğru (zor) sorulara cevap bulmaktan sorumlu tutacaktır.
Alt çizgi
Toplantılar bağlanmak, iletişim kurmak, ilişkiler kurmak ve yaratıcı problem çözmeyi teşvik etmek için paha biçilemez fırsatlar. Aşırı kullanım ve hatta istismar için de olgunlaşmış fırsatlar. Toplantıların gücüne ve önemine saygı gösteren yönetici olmaya çalışın. Bu forumları, doğru konulara odaklanmak, fikirleri almak ve önemli olarak herkesin oturumlara kattığı zamana saygı duymak için onları motive ederek doğru nedenlerle kullanın. Takım üyeleriniz, olumlu yaklaşımınızı bildiğinizden daha fazla takdir edecektir.