Toplantı Yönetimi Anahtarı - Stand PAT
Bazı yöneticiler bir PAT kullanıyor
Toplantıya yaklaşma, bir İhtiyaç, bir A genda ve bir T öbeği gerektirir. Katılımcıları oturumun önündeki bu kritik konularla kurgulamak, insanların toplantıya genel olarak katılmaya ve destek vermeye hazırlandıklarını gösterir. Net bir PAT taslağı, verimli bir oturumun sağlanmasına yardımcı olur.
Toplantının amacını en fazla 1 veya 2 cümle ile tanımlayabilmelisiniz. "Bu toplantı, yeni pazarlama kampanyasını planlamaktır" veya "bu toplantı, gönderimin iade işlemleriyle ilgili yeni politikasını incelemektir." Amaç, herkesin niçin orada olduklarını, nelerin yapılması gerektiğini ve ilerlemeyi nasıl yönlendireceğini ve bir sonuç için nasıl süreceğini bilmelerini sağlamaya yardımcı olur.
Bir gündem belirle. İnceleyeceğiniz / tartışacağınız / incelediğiniz öğeleri listeleyin. Her bir gündem maddesine bir zaman sınırı tahsis etmeyi (aşağıya bakınız) ve tartışmayı yönetmekten sorumlu olan kişiyi tanımlamayı seviyorum. Bir zaman dilimi ayarlayın; en azından başlangıç ve bitiş zamanını belirler.
Ayrıca, gündemdeki her bir madde için bir süre belirlemenizi tavsiye ederim. Bunlar toplam toplantı zaman dilimine göre toplamalıdır.
Toplantılarınızı Zamanında Başlatın
İnsanların toplantılara, planlanan başlangıç saatinden beş ya da on dakika geçene kadar tam olarak ulaştığı kültürlerden birinde çalışıyorsanız, yeni bir trend başlatmanın zamanı gelmiştir.
Bir firma yöneticilerini planlanan başlangıç saatinde kapıyı kapatmaya teşvik eder ve geç kalanlar katılmaktan hoşlanmazlar. Bu, harekete geçmeye özen gösterdiğinizden daha çaresiz olsa da, toplantıyı sipariş vermek, amacı gözden geçirmek ve beklentileri ve zamanlamaları onaylamak için bir araya getirme konusunda hiçbir yanınız olmamalıdır.
Stragglers'ın görünmesini beklemeyin. Birisi geç geldiğinde, geriye gitme ve daha önce kapsananları gözden geçirme. Toplantı konularınızla devam edin. Bu, straggler için garip olacak ve bir sonraki toplantıda zamanında ulaşma olasılığını artıracak.
Toplantı düzenleyicisi / sponsoru zamanında görünmezse, toplantının iptal edildiğini ve işe geri döndüğünü düşünün. Beş ila yedi dakikalık bir bekleme süresi makul. Oranlar, toplantı organizatörü beklenmedik bir güçlükle karşılaştı ve sizin için bekleyen zamanınızı boşa harcamamanızı tercih eder.
Toplantıyı Konuda Tutun
İyi bir uygulama, herkesi toplantı sırasında herkesin yolunda gitme rolünü atamaktır. Çok sık olarak, tartışmalar sürüklenir ve daha sonra fikirlerin, fikirlerin, gerçeklerin ve duyguların bir girdabına dönüşür. Bunun yerine, rolünü atayın ve tartışmanın gündemden ve tartışmadan çıkıp çıkmadığını ve bu tartışmanın ne zaman ve ne zaman tartışacağını herkesin bilgilendirmesini isteyin.
Bazı firmalarda, bu rol diğerlerinde "Topic Keeper" da "Traffic Cope" olarak anılır. Etikete bakılmaksızın, rol, toplantılarınızın etkinliğini ve verimliliğini güçlendirmede son derece yararlıdır.
Gündem dışı olan ancak tartışılması gereken önemli konular varsa, bunlar açıkça ele alınmalı ve gelecekteki değerlendirme ve tartışma veya ayrı bir toplantı için "otoparkta" yer almalıdır. Toplantı sahibi, genel toplantı amacını destekliyorsa küçük çaplı bir tartışmaya izin verme hakkını saklı tutar.
Toplantı Notlarını / Tutanakları Tutun ve Dağıtın
Toplantı organizatöründen başka biri toplantı tutanağını tutmalıdır. Dakikanın iyi bir kaydı şunları içerecektir:
- Toplantı zamanı, tarihi, yeri
- Amacın açıklaması
- Gündemin kopyası
- Katılanların listesi ve katılmayanların listesi
- Sonuçların, eylem kalemlerinin, sorumlulukların ve tamamlanma tarihlerinin ayrıntılı bir özet listesi. Birçok notcu, gündemi, sonuçları ve eylemleri listelemek için bir rehber olarak kullanır.
- Gerçekten ihtiyaç duyulduğunda planlı takip toplantısı.
İdeal olarak, toplantı notlarını toplantı bitiminden sonra en kısa sürede ve kesinlikle bir iş günü içinde dağıtın. Tutanaklar ve notlar, diğer paydaşların bilgi kaynağının yanı sıra toplantıyı kaçıranlar için de önemli bir hatırlatma görevi görmektedir. Tutanaklar, insanlara ve ekiplere bağlı takip eylemlerini hatırlatmak için harika bir araçtır.
Şimdilik Alt Çizgi:
Bir toplantının olumlu bir sonuca yol açması, projelerin ve insanların ileriye götürülmesine yardımcı olması, buna güvenmemeniz mümkündür. Toplantı yönetim tekniklerinizin bazı özen ve bilinçli güçlendirilmesi, büyük bir sonuç elde etme ihtimalinizi artıracaktır.
-
Art Petty tarafından güncellendi