Çalışan Soruları ile Başa Çıkmak için Toplantı Stratejileri
Ancak tersi de doğru olabilir: olumlu bir konuşma başlatın ve başkalarını da katılmaya davet edin ve sonuç, toplantıya katılanların zamanlarının değerinde olduğunu hisseden herkesle verimli bir buluşma olabilir.
İş toplantıları ile ilgili en büyük şikâyetlerden biri, çoğu kez gereksiz oldukları ve değerli çalışma sürelerini boşa harcadıklarıdır. Toplantınızın amacını açık bir şekilde belirttiğinizden , toplantıya ne kadar zaman ayıracağınızdan (ve açık tartışmalardan) önce belirlediğinizden emin olun ve ardından toplantı konularına ve planlanan süreye sadık kalın. Toplantı buzkıranı veya ısınma aktivitesiyle toplantıları daha ilginç hale getirmek de isteyebilirsiniz.
Burada, cevap vermek istemediğiniz toplantılar sırasında soru sormaya çalışan veya bir toplantı sırasında herhangi bir noktada ele almak istemediğiniz çalışanlarla başa çıkma stratejileri verilmiştir.
Hemen Bir Soru Üzerinde Hareket Etmek İçin
Bir soru zamanında ve görevdeyse ve bunun ele alınması gerektiğini düşünüyorsanız, hemen yanıtlayın - ama kısaca - sonra da zamanınız varsa toplantının sonunda daha fazla soru alacağınızı söyleyerek takip edin.
Vücut dili ile devam ettiğinizi beyanınızı destekleyin. Notlarınıza bakın veya bir beyaz tahtaya, vs. yüzleşin. Göz temasını anlık olarak kırıp geçtiğinizi gösterirsiniz. Seyirciye bakarsanız (özellikle yükseltilmiş kaşlarla), daha fazla soru için bir açılıştan ayrıldığınızı gösteren bir sinyal gönderiyor olabilirsiniz.
Seyirci olumsuz ya da düşmancaysa, endişelerini ancak dolaylı olarak kabul edin. Endişelerinizi anladığınız ve paylaştığınızı anlamanız için biraz zaman ayırın ama çok uzaklaşırsanız konuya hiçbir şey ulaşılamaz. İnsanların sorularını daha sonra yazmak için yazmasını veya endişelerini daha ayrıntılı bir şekilde tartışabileceğiniz özel olarak sizinle görüşmeyi ayarlayınız.
Tek bir soruya cevap vermek işe yarar çünkü:
- Toplantı sahibinin, düşünmemiş olabilecekleri bir şeye hitap etmesine izin verir;
- Kitlenizi dinlediğiniz bir mesaj gönderir;
- Sadece bir soru alarak, yine de toplantıyı hala kontrol altında olduğunuzu, ancak katılımcıların ne düşündüklerini önemsediğinizi iletirsiniz.
Bir Soruya Nasıl Dokunulur?
Sorulacak soru, toplantıda daha sonra ele alınacaksa, "Bu iyi bir soru ve kısaca ele alacağız."
Sorulan soru konu dışıysa ve toplantıda ele alınmayacaksa, çözüm için belirli talimatlar verin. Bir soruya cevap vermeyi reddetmek veya yargıyı iletmek istemiyorsanız, “bu toplantının amacı bu değil” diyebilirsiniz, çalışanlarınıza yanlış mesaj gönderebilirsiniz: yönetim umurunda değil.
Toplantıda konuşulmayacak olan soruları ertelemenin bir başka yolu da, kişinin endişelerini daha ayrıntılı bir şekilde tartışmak için sizinle (ya da başka bir uygun yönetim üyesinin) sizinle görüşmesini istemektir.
Hatta (eğer uygunsa), sorunun ileride ayrı bir toplantıda ele alınmasının göz önüne alınmasını gerektirecek kadar önemli olduğunu önerebilirsiniz.
Bir sorunun ertelenmesi şu nedenle yararlıdır:
- Gündelik bir çalışma ortamında çalışanlar, akıllarını konuşmakta özgür hissedebilirler ve bir toplantıyı kontrol altına alabilirler;
- En çok kızgın veya hoşnutsuz çalışanlar , her şeyden daha çok duyulmak ister. Onlara doğru zamanda bir ses kartı vermek ve küçük problemlerin daha büyük problemlerden kaçınmasına yardımcı olabilir; ve
- Çalışanların iyi liderliğe ihtiyacı vardır ve onlara cevap verir. Yönetim, kontrolü adil ve dengeli bir şekilde sürdürürse, mesajı yönetimin dinlediği çalışanlara gönderir, ancak uygun sınırları belirlemelidir.