Bu zaman çizelgeleri üzerindeki veri girişi, genellikle yaratıcı departmandaki personel tarafından, projenin her bir bölümünde harcanan saatleri kaydeder.
Bu sadece kampanyanın yaratılması değil, ilk brifing , müşteri sunumu ve hatta sürgünlerde ve üretim stüdyolarında geçirilen zaman anlamına gelmez. Sadece zamanın nasıl harcanacağına dair net bir resim elde etmek, bir ajansın iş yükünü, müşteri faturalandırma düzenlemesini ve ekipler arasında zamanın nasıl ayrılacağını etkili bir şekilde ele alabilir.
Özetlemede Zaman Çizelgesi
Reklamın ilk günlerinde, o dönemin pek çok görevi gibi, zaman kalemle ve kalemle (ve çok fazla silme ile) kağıda elle kaydedildi. Bu günlerde, tüm çeşitlerin raporlarını alabilen sofistike bir yazılım parçası kullanarak bilgisayara veya tablete zaman girilir. Çoğu mağazanın aşağıdakileri içeren çok benzer bir şablonu vardır:
- Iş numarası
- Müşteri
- Eldeki görev
- Her görevli personel
- Çalışılan saatler tarihi ve sayısı
- Saat başı fiyat
- Mesai
Bir müşteri için bir proje başlatırken, hesap yöneticisi veya trafik yöneticisi bir iş numarası açacak ve saatleri takip etmeye başlayacaktır.
Bunlar genellikle müşteriye verilen teklifle veya teklifle eşleşecek ve öncelikli olarak araştırma, planlama ve strateji, yaratıcı geliştirme, üretim ve proje yönetimi gibi faaliyetlere harcanacak saatlere ayrılacaktır.
Her şey planlanırsa, proje üzerinde harcanan gerçek saatler, tahmininizle iyi bir ilişki içerisindedir, ancak bu genellikle geçerli değildir.
Yaratıcı gelişim genellikle, yön değişikliği, müşteri geribildirimi ya da brifingin kırılmaması nedeniyle sürecin diğer kısımlarından daha fazla zaman harcar. Bu, müşteri ile bir çekişme noktası haline gelebilir çünkü yaratıcı departmanın bir çözümü tanımlamakta zorlandığından yaratıcı zamanda çok fazla para harcamak istemiyorlar.
Bununla birlikte, zaman çizelgesi bu süreyi izlemek ve müşteriye paranın nasıl harcandığını ve ajansın nasıl çalıştığını göstermek için doğru bir şekilde doldurulmalıdır. Bazı projelerin kâr açmak için çok emek yoğun olup olmadığını veya başkalarının daha fazla iş için bu müşteriye yatırım yapmak için çok kazançlı olup olmadığını görmek için iyi bir yoldur. Özetle, bu zaman çizelgesinin rolü.
Zaman Çizelgeleri Artıları
İşte bu yüzden zaman çizelgeleri herhangi bir ajansın can damarıdır:
- Para - Zaman çizelgeleri bir ajansı (hatta şirket içi) gösterir. Her kampanyanın her bir parçası için kaç saat kayıt edilir. O zaman müşterinin hizmetkarına değip değmeyeceğini ya da müşteriyi proje bazında hazırlamanın zamanı geldiğini görmek çok kolay. Kurum içi bir ajansla, bu süre doğrudan faturalandırmalara yol açmayabilir, ancak yönetimin yaratıcı departmanın zamanını ne kadar etkili bir şekilde kullandığını gösterir. Keşfedilirse, zamanlarının% 90'ını işletmenin yalnızca bir yönüne harcıyorlar, bu da bazı kırmızı bayraklar oluşturabilir.
- Şeffaflık - Zaman çizelgeleri doğru bir şekilde yapılırsa, işlerin düzgün bir şekilde nerede çalıştığını ve darboğazların veya verimsizliklerin nereye sürüklendiğini görmek kolaydır. Bir metin yazarı bir müşteriden diğerine göre zamanın yarısını neden harcar ? Daha fazla reklam gerekliyse, bölümün çok çalışıp çalışmadığını görmek için zaman çizelgesine hızlı bir bakış.
- Taahhüt ve hesap verebilirlik - Çoğu müşteri bir projeye harcanacak belirli bir saat bekler. Doğru miktarda işin bir işe sokulduğuna inanmazlarsa, zaman çizelgeleri verileri başka türlü söyleyecek şekilde sağlayabilir. Ayrıca bazı müşterilere ajanstan ne kadar değer aldıklarını göstermenin bir yolu.
- Analiz - Geçmiş performans genellikle geleceğin iyi bir göstergesidir. Bir müşteri, ajansı hayatın dışına çıkarıp herkesin canını cehenneme sokarsa, zaman çizelgelerinden elde edilen veriler, müşterinin etrafında kalmaya değip değmeyeceğini veya gitmesine izin verilip verilmediğini gösterebilir. Denklemin diğer tarafında, bir ajansı, minimal yaratıcı çalışma ve çaba gerektiren, ancak yatırımın maksimum geri dönüşünü gerektiren bazı müşterilerin karlılığını gösterebilir.
Zaman Çizelgeleri Eksileri
Tüm bu artı puanlarla problem nedir? Pekala, zaman çizelgeleri ajansın sayı kırıcılar dışında neredeyse herkes tarafından evrensel olarak seviliyor olmasının bir nedeni var:
- Zaman - Ajanslarda, özellikle de yaratıcı departmanlarda çalışanların çoğu, yönetime zaman ayırmak istememektedir. Bir reklam öğesi olarak, saatlerce doldurmak için harika bir yaratıcı beyin fırtınasından kurtulmak zararlı olabilir. Birçok hesap yöneticisi aynı problemlere sahiptir. İronik, ama zaman çizelgeleri için zaman nadiren ayrılıyor.
- Hatalar - Bu doğrudan ilk noktaya gider. Birçok reklam, zaman çizelgesini ay sonundaki faturalama raporunun son dakikasına kadar bırakır. Ve bu, bir zaman çizelgesinin doğruluğunun oldukça iyi olandan korkunçluğa dönüştüğü anlamına gelir. İki hafta önce bir işte kaç dakika harcadığınızı hatırlamak zor, bu yüzden genellikle bir tahmin çalışması. Zaman çizelgeleri tahmin edilirse, onları neredeyse işe yaramaz hale getirir.
- Zayıf Odak - Zaman, mükemmel reklamın mükemmel bir göstergesi değildir . Bir dükkan 40 saat harcayabilir ve bir not üretemez, diğeri 10 çalışabilir ve bir başyapıt üretebilir. Zaman çizelgeleri düşüncenin kalitesini değil, sadece harcanan zamanı kaydeder.
Zaman Çizelgelerinin Geleceği
Zaman çizelgeleri kalmak için buradalar ve el ile yapılmalılar. Otomatik zaman takibi çalışmaz, çünkü manuel çalıştırma ve durdurma gerektirir. Eğer saati başlatmayı unutursanız, saatlerinizi kaybedersiniz. Bunu durdurmayı unutun ve bazı zayıf müşterileri başka bir projede harcanan çalışma saatleri için faturalandırılıyor. Bu, sırayla, aşırı doldurma ve değerli bir müşterinin kaybı ile sorunlara (hatta davalara) yol açabilir.
İyi bir zaman izlemeyi garantilemenin tek yolu, ajanstaki herkese zaman çizelgelerini günde en az iki kez, öğle yemeğinden önce ve sonra eve gitmeden önce ısrar etmektir. Bu yapılırsa, zaman çizelgeleri doğru ve yardımcı olacaktır. Ve eğer yapılmıyorsa, ajanslar motivasyonla yaratıcı olmalı. Zaman izleme sürecini teşvik etmenin bir yolunu bulun.
Zamanlarının titiz bir kaydını haftada bir ikramiye ya da cuma günleri birkaç saat çalışanlara verin. Zaman ve para kaybı gibi görünse de, doğru zaman çizelgeleri, ajansa her hafta birkaç yüz dolardan çok daha değerli olabilir.