Daha fazlasını yapmak ve daha iyi hissetmek için yapılacaklar listenizi nasıl kullanabilirsiniz?
Bir Liste Yeterli Değil
"Yapılacaklar listesi" yapmak yeterli değildir. Onları sıralamak zorundasın. Hangi görevlerin daha önemli olduğunu bilmelisiniz, böylece onlara odaklanabilirsiniz. Daha sonra, bu öğelere kaynak ayırmanız, ilerlemenizi ölçmeniz ve başarılarınız için kendinizi ödüllendirmeniz gerekir.
Sıralama
Ayrıca bunları bir e-tabloda listeleyebileceğiniz halde, tüm yapılacaklar öğelerini bir e-tabloda listeleyebilirsiniz. Ayrıca bunları bilgisayarınıza veya akıllı telefonunuza koyup, takviminize yazabilir veya bir zaman yönetimi yazılımına ekleyebilirsiniz.
İlk adım, yapmanız gereken her şeyi listelemektir. Sonra onlara bir sıra atar, böylece önemli öğelere odaklanabilirsiniz.
Bir A, B, C sıralaması kullanın. A listesi, ayrılmadan önce bugün yapmam gereken şeyler. B listesi, yapılması gereken ama bugün olması gerekmeyen şeyler. Son olarak, C-listesi yakında yapmak için zaman bulmak için gereken şeyler.
C-listesindeki ve hatta B listesindeki şeylerin hiçbir zaman yapılmadığını çabucak öğrenebilirsiniz. Birkaç yıl önce bir Operasyon Yöneticisi pozisyonunda, kendimi A listem ile daha fazla sinirlendim. Her zaman olduğu gibi, her zaman daha önce hiç yaşamadığım gibi değil, A listesi de büyümeye devam etti. Bu, benim için yapılacaklar listesinin benim için çalışmasını sağlamak için ne yapmam gerektiğini anladım ve iş yapan bir sistem geliştirdim.
Zaman yönetimi
Neyin önemli olduğunu bilmek yetmedi; A-listesini yapan şey. Ayrıca, ne kadar uzun süreceğini ve onlara ne kadar zaman ayırmam gerektiğini bilmem gerekiyordu. Yapılacaklar listesinin başına, her görevin yapması gereken süreyi ve toplu toplamı olan bitişik bir sütunu ekledim.
Sonra basit bir zaman çalışması yaptım. Her görevi yaptığım gibi, yaptığım şeyi ve başlangıç ve bitiş zamanlarını yazdım. Bütün bir gün boyunca takip ettim. Sonra birkaç hafta sonra farklı bir günde tekrar ettim. Hiçbir şekilde kapsamlı bir araştırma değildi, ama bana biraz içgörü verdi. Operasyon Müdürü olarak, günümün büyük kısmı, yaşanan olaylar, ortaya çıkan krizler veya çözülmesi gereken sorunlar ile uğraşarak kesintilere uğradı. Ortalama olarak bu kesintiler günde 4 saat tükenmiştir. Tipik olarak on saatlik bir çalışma yaptığım için, yapılacaklar listesindeki şeyler için günde altı saatimi bıraktım.
Her gece, ofisten ayrılmadan önce, yapılacaklar listemi güncellerdim. Tamamladığım, delege ettiğim veya düşürdüğüm şeyleri silerdim, ortaya çıkan yeni şeyleri ekler, en önemli görevleri üstlenmek için öncelikleri yeniden düzenler ve her birine tahmini zaman atardım. Sonra listeyi altı saat işaretine indiririm ve bir çizgi çizerdim. Bu, ertesi gün için hedefim oldu.
Kendini ödüllendir
Çoğu zaman, bu hat A listemde bir yere düştü. Nadiren, dibine yakın bir yerdi. Ancak bu benim amacımdı. Eğer çizgiyi vurup geçersem, eve verimli ve başarılı bir gün geçirmiş gibi hissetmeye başladım.
Kendime ulaşamadığım şeyleri kendimden atmak yerine, hedefime ulaştığımı veya dövmeyi başardığımın farkındayım. Ertesi gün tekrar baştan başlamak ve yeni hedefe ulaşmak zorunda kaldım, ama bunu başarmak için zamanım olduğundan daha fazlasını yapmanın sıkıntısından ziyade, önceki başarının üzerine inşa etme perspektifinden yaptım.
Bir sisteme ihtiyacınız var
Başarılı olmak için zamanınızı yönetmek için bir sistem geliştirmelisiniz, böylece sahip olduğunuz zaman içinde daha fazla iş yapabilirsiniz. Yapılacaklar listesindeki hedef hattınız her zaman en üste yakınsa, patronunuz her gün listeden biraz daha uzağa çalışan başka birini aramaya başlayacak. Aşağıda, zaman yönetimi konusunda daha iyi bir iş yapmanıza yardımcı olacak birkaç kaynağı inceleyin.
Bu Sorunu Yönet
Yapmanız gereken görevleri listeleyin. Sadece acil değil, önemli olanlara öncelik verin.
Her gün neleri başaracağınıza dair bir planınız olsun. Bu plana doğru çalışın. Hedefinizi karşıladığınızda veya yendiğinizde kendinizi ödüllendirin.