Sonuçları Alacak bir Teklif Oluşturma
bazen "teklif talebi" için bir RFP veya RFQ olarak adlandırılan bir şirket, bir ürünü satın almak istediğinde bir şirketin çıkardığı bir belgedir ve özelliklerini kamuya açık hale getirmek ister. Bu genellikle, birkaç şirketin iş veya iş için teklif vereceği ve daha rekabetçi fiyatlar getirdiği durumlarda geçerlidir. Ancak, çabalarınız RFP'yi doğru şekilde hazırlamıyorsanız, zamanınızın kaybı ya da daha da kötüsü olmayan teklifler üretebilir.
En iyi başarı için bunun nasıl yapılacağı.
Zorluk: Ortalama
Gerekli Süre: Genellikle birkaç gün sürer
İşte nasıl:
- Ödevinizi yapın: İhtiyacınız olan şeyi, neyi istediğinizi ve RFP'nizi yazmaya başlamadan önce neyin mümkün olduğunu öğrenin. Ayda 25'den fazla satmadıysanız saatte 1.500 widget üretebilen bir makine için bir RFP yayınlama. Bir habercinin bisikletle aynı hızla trafikten geçebildiği bir uçan araba için bir RFP vermenin bir anlamı yok.
- İhtiyaçlarınız ile istekleriniz arasında ayrım yapın: Şantiyede merkez ve kamyonetler arasında resim aktarabilen bir uygulama satın almak isterseniz, saniyede ihtiyacınız olan görüntü sayısını, ihtiyacınız olan görüntülerin maksimum boyutunu belirleyebilirsiniz. gerekli çözünürlük. Elbette, bu görüntülerin renkli olması güzel olabilir, ama bu gerçekten gerekli mi? Belli bir özelliği gerçekten istiyorsan, "Will", "shall" ve "must" gibi kelimeleri kullan. Bu, bunların gereksinimleri olduğunu gösterir. Sadece "istediği" olan özellikler "may," "can," ve "isteğe bağlı" gibi kelimelerle tanımlanmalıdır.
- Kazananın neye benzeyeceğine karar verin : RFP'nize yanıt olarak aldığınız teklifler farklılık gösterecektir. Her yanıt veren şirketin farklı güçlü ve zayıf yönleri olacaktır. Bazıları en düşük maliyete odaklanacak. Diğerleri en iyi kalitede olacak . Yine de, diğerleri tam özellik seti sunacak. Aradığınızı önünüze alın - en düşük maliyet, en hızlı teslimat veya ikisinin bazı kombinasyonları.
- Belgeyi düzenleyin : İşletmeniz için yazdığınız her şey çokça düşünülmeli ve düzenlenmelidir. Ana hat, başlamak için iyi bir yerdir. En azından, bir giriş, şartlar, seçim kriterleri, zaman çizelgeleri ve süreç için bölümlere ihtiyacınız olacaktır. Bu bölümlerin çoğunun alt bölümleri olacaktır.
- Giriş bölümünü yazınız: Potansiyel teklif sahiplerine RFP'yi neden yayınladığınızı ve bunu yaparak neyi başarmayı umduğunuzu açıklayacaksınız. Giriş ayrıca, son tarih dahil olmak üzere diğer bölümlerden önemli noktaların bir özetini de içerebilir. Bir görüntü aktarım sistemi için bir RFP'nin sunulması şöyle bir şey okuyabilir: "XYZ Company, büyük ofislerin herhangi bir yerinde, ana ofisten görüntüleri kamyonlara aktarabilen, son derece güvenilir ve kullanımı kolay bir sistem için teklifler talep ediyor. 5 Mart 2007 Pazartesi günü 8:00 PST'de alınmalıdır. "
- Gereksinimleri açıklayın : Bu bölüm en önemlilerinden biridir ve genellikle en çok zaman alır. İletilecek görüntülerin boyutunu ve netliğini ve gerekli hızı belirtmeniz gerekir. Spesifik olun, ancak teklif sahiplerine, işin gerekli olmadıkça nasıl yapılmasını istediğinizi söyleme. Bu bölümü sisteme göre alt bölümlere ayırmak isteyebilirsiniz. Örneğin: a) görüntü boyutu ve kalitesi b) iletimi (hem istenen hızı hem de iletimi güvenli kılan herhangi bir gereksinimi içerebilir) ve c) istenen seçenekleri (istenen bir seçenek olarak rengi listeleyebilirsiniz).
- Seçim kriterleri : Teklif verenlere kazanan teklifi nasıl seçeceğinizi belirtin. İstediğin kadar ya da çok azını açığa çıkarabilirsin. "Kazanan teklif sahibi, eğer varsa, sadece XYZ Şirketi'nin kararı ile seçilecektir" gibi bir cümleyi dahil etmek iyi bir fikirdir. Bazı hükümet RFP'leri seçim kriterleri konusunda çok spesifiktir, ancak çoğu ticari RFP'ler daha az hassastır. Her bir kategoride her bir teklife belirli bir puan aralığı sağlayan bir e-tablo oluşturmak isteyebilirsiniz. Daha sonra, bir takımın en iyi üç puanı olanlardan "en iyi" teklifi seçmesini isteyebilirsiniz.
- Zaman Çizelgeleri : Bu bölüm RFP'nize teklif vermek isteyen şirketlere ne kadar hızlı hareket etmeleri gerektiğini ve sürecin ne kadar sürmesi beklendiğini bildirmektedir. Son teslim tarihlerini ayarladığınızda mantıklı ol. Karmaşık sistemler için teklif istemeyin ve teklif verenlere cevap vermesi için sadece birkaç gün verin. RFP'niz büyükse, istediğiniz satın alma karmaşıksa veya daha ayrıntılı bir cevaba ihtiyacınız varsa bir teklif hazırlamak için daha uzun bir süre verin. Bu aynı zamanda, teklif sahiplerine, değerlendirme sürecinin ne kadar süreceğini, başarılı olduklarında bilgilendirilecekleri ve ne kadar zamanda teslim etmeleri gerektiğini söyleyebileceğiniz yerlerdir.
- Süreç: İşlemin nasıl işleyeceğini açıklamak için bu bölümü kullanın, RFP'yi sözleşmeyi ödüllendirmeye ve işe başlamaya kadar. Bu bölüm, "Teklifler, yukarıdaki 8. Adımda belirtilen tarihte geçerlidir. Tüm teklifler, tüm gereksinimleri karşıladığından ve yanıt verdiğinden emin olmak için incelenir. Tüm yanıt veren teklifler, X kategorilerinde puanlanır. Siz diliyorum) ve en üstteki üç teklif, teklif sahibi tarafından kazanan isteklinin ve bir alternatifin seçilmesi için değerlendirilecektir. Kazanan teklif sahibiyle yapılan müzakerelerin, iki hafta içinde bir ihale kararıyla sonuçlanması beklenmektedir. "
- RFP'nin nasıl gönderileceğine karar verin : Çoğu RFP gönderilir, ancak olması gerekmez. Bir RFP'yi e-postayla gönderebilir veya şirketinizin web sitesinde yayınlayabilirsiniz. Yalnızca teklif verenin yanıt verdikleri RFP'yi tanımlamak için kullanması gereken ad veya numarayı belirttiğinizden emin olun.
- RFP'yi kimin alacağına karar verin: Satın almak istediğiniz tedarikçileri zaten tanımlamış olabilirsiniz. Şirketinizin kabul edilebilir bir satıcı listesi bile olabilir. Aksi takdirde, profesyonel ağı kullanarak , çevrimiçi arama yaparak veya önerileri için başka materyallerin güvenilir satıcılarını sorarak, olası satıcıları bulabilirsiniz. RFP'nizi yalnızca "büyük" şirketlere veya "yerleşik" satıcılara alan kimselerinizi sınırlamayın. İşinizi kazanmakla daha çok ilgilenen küçük satıcılardan daha iyi fikirler ve daha iyi fiyatlandırmalar bulabilirsiniz.
- RFP'yi gönderin.