Önemli kayıtları hızlı ve kolay bir şekilde nasıl bulabilirsiniz?
Önemli belgeleriniz hakkında düşündüğünüz tek zaman, onlara ihtiyacınız olduğunda. Ve çoğu zaman, onlara ihtiyaç duyduğunuzda onları bulamıyorsunuz, çünkü ya önemli belgelerinizi saklamak için organize edilmiş ve merkezi bir sisteminiz yok ve / veya onlara en son ihtiyaç duyduğunuz zaman, onu tekrar denize döktünüz. Ev ofisinizde, ait olduğu yere geri koymak yerine.
Tanıdık geliyor mu?
Evinizdeki tüm önemli makalelerinizde, onları aramak için çok fazla zaman ve enerji harcarsınız. Ayrıca bazılarını tamamen kaybetme riskiyle karşı karşıyasınız. Ancak birkaç basit adımda, önemli kağıt belgelerinizi bu hafta sonu bir saatte düzenleyebilirsiniz!
Küçük bir çekmeceli dosya dolabına veya taşınabilir bir asma dosya kutusuna, çok renkli asılı dosyalara (6 farklı renk), üçüncü kattan yapılmış üst tabla klasörlerine ve yanmaz bir kasaya (isteğe bağlı) ihtiyacınız olacaktır. Ya da büyük bir bağlayıcı ve sekme ekleri satın alabilirsiniz. Malları aldıktan sonra, evraklarınızı düzenlemek için takip edeceğiniz altı adım.
Adım Bir: Tüm belgelerinizi toplayın
Tüm önemli belgelerinizi organize etmeden önce bunları bulmalısınız. Bu bazen yapıldığından daha kolay söylenir.
Ev ofisinizi çekmecelerde ve masanızda veya masanızda yığılmış kağıtlar gibi kontrol edin. Mutfak tezgahlarınızın yanı sıra mutfak çekmeceleri ve sepetlerini karıştıran kağıt yığınlarını kontrol edin.
Yatak odanız ve komodininize bakın (onları sabah aceleyle bırakıp onları unutmuş olabilirsiniz). Son olarak, en önemlisi, kazayla hala taşıdığınız önemli belgeler için cüzdanınızı veya evrak çantasını kontrol edin (opp).
İkinci Adım: Belgelerinizi sınıflandırın
En önemli belgeler aşağıdaki altı kategoriden birine girer.
Toplanan tüm belgelerinizi aşağıdaki gibi sıralayın:
- Ev ve emlak kayıtları - ipotek, mülk tapuları, ev geliştirme projeleri ve makbuzlar, cihaz kılavuzları ve garantiler, emlak vergisi bilgileri, ev sigortası poliçeleri ve kılavuzları
- Otomatik kayıtlar - başlıklar, bakım kayıtları, sigorta poliçeleri ve bilgileri, borç bilgileri ve ödeme kayıtları
- Sağlık kayıtları - sigorta poliçeleri, sağlık sigortası yardım kılavuzları, tıbbi yardımların açıklanması, doktor faturaları, reçete listeleri, esnek harcama bilgileri, tıbbi faturalar, tıbbi direktifler, hayat sigortası poliçeleri
- Finansal kayıtlar - banka beyannameleri, vergi beyannameleri, vergi indirimi kayıtları, yatırım kayıtları, kredi kayıtları, kredi kartı beyannameleri
- Elektronik kayıtlar - cep telefonu sözleşmeleri ve el kitapları; bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar ve iPad'ler için satış makbuzları ve garantiler; kablo ve internet planları ve faturaları; kablosuz yönlendirici satış makbuzu ve manuel
- Kişisel kayıtlar - doğum belgeleri, evlilik cüzdanı, boşanma belgesi, gözaltı belgeleri, sosyal güvenlik bilgileri, bağışıklama kayıtları, pasaportlar, askerlik kayıtları, vaftiz ve teyit kayıtları, vasiyetname, cenaze planı ve defin yeri bilgileri. Evcil hayvanınız varsa, bu kategoride veterinerlik ve aşı bilgileri gibi önemli belgelerini de ekleyebilirsiniz.
Üçüncü Adım: Önemli belgelerinizi bulun
Önemli belgelerinizin çoğu düzenli bir dosya dolabında veya taşınabilir asılı dosya kutusunda saklanabilir. Bununla birlikte, bir güvenlik kasası gibi yanmaz bir güvenli ya da alan dışı depolama seçeneğinde saklanması gereken bazı durumlar vardır.
Hayati belgeler, değiştirilmesi çok zor veya çok zaman alan belgelerdir. Bir araya girme veya soygun sırasında tehlikeye girebilecek hassas kişisel bilgiler içerebilirler. Olayda, eviniz ateş ya da sel nedeniyle yok edildi, bu hayati belgelerin bozulmadan kalmasını istersiniz.
Çoğu insan için aşağıdaki belgeler hayati önem taşımaktadır: sosyal güvenlik bilgileri, doğum belgeleri, acentenizin iletişim bilgileriyle birlikte sigorta poliçeleri, vasiyetnameler, mülkler, araba başlıkları, pasaportunuz ve orijinal imzanızı gerektiren herhangi bir sözleşme veya anlaşma.
Yangına karşı korumalı ya da bir alan dışı depolama seçeneğinizde yerleştirdiğiniz tüm önemli belgelerin ana listesini yapın.
Dördüncü Adım: Cüzdanınızı çoğaltın
Çoğumuz her gün cüzdanlarımızda önemli bilgiler taşırız. Cüzdanında olan her şeyi biliyor musun? Cüzdanınız kaybolduğunda veya çalındığında ne yapardınız?
Ehliyetinizi, bağış kartınızı, sağlık sigortası kartlarınızı, spor salonu marketleri, sadakat kartları, depo kulüpleri gibi üyelik kartlarını ve en önemlisi tüm kredi ve banka kartlarını (ön ve arka kopya) kopyalayın. Bu kopyaları diğer önemli kağıt belgelerinizle birlikte saklayın:
Beşinci Adım: Basit bir dosyalama sistemi oluşturun
Dosyalama sistemi ne kadar basit olursa, onu tutarlı bir şekilde kullanmak daha olasıdır. Her önemli belge kategorisini alın ve asılı bir dosya rengini atayın:
- Ev ve Emlak Kayıtları
- Otomatik Kayıtlar
- Sağlık kayıtları
- Finansal kayıtlar
- Elektronik Kayıtlar
- Personel kayıtları
Her kategoride sahip olduğunuz belge sayısı için dosya sisteminize uygun sayıda asılı dosya ekleyin.
Manila klasörlerini kullanın ve her bir kategorideki her bir belge için bir klasör oluşturun. Klasörleri uygun renkli asılı dosya bölümüne yerleştirin.
Büyük bir üç halka bağlayıcı ve sekme uçları satın aldıysanız, yukarıdaki kayıt adlarına sahip sekmeleri etiketleyin, kağıt deliği tüm belgeleri zımbalayın ve bunları düzenleyin. Kağıtların delik açılmaması gerekiyorsa, kağıt deliği bir klasöre yumruk atıyor ve belgeleri klasöre yerleştiriyor.
Şimdi, eğer evrak işi senin işin değilse, bu senin için boş bir an olabilir. Tüm bu belgeleri tarayabilir, bir sabit sürücüye kaydedebilir ve daha sonra hepsini parçalayabilirsiniz. Ancak, bazı evrakların daha iyi kaydedildiği için kendi takdirinizi kullanın. En iyi kararınızı kullanın.
Devam eden bakım
Artık önemli makaleleriniz organize edildi, düzenleniyorlar. Faturalarınızı ödediğiniz her ay, dosya sisteminizin uygun bölümünde yeni belgeler gönderin. Aynı zamanda, dosyalama sisteminden çıkmış olabilecek ay boyunca sistemden çıkardığınız tüm belgeleri arayın. Onları yeniden dosyala. Yılda en az iki kez, herhangi bir temizlenebilir olup olmadığını görmek için dosyalama sistemindeki belgeleri gözden geçirin. İzlenecek iyi bir program yılın başında ve her bir öğretim yılının sonundadır.
Küçük bir çaba ile, önemli kağıt belgelerinizi düzenleyerek uzun vadeli faydalar elde edebilirsiniz.
Elizabeth McGrory tarafından düzenlenmiştir.