Bu senaryolarda, bilgisayarınızın veya telefonun arkasına gizlenmekten kaçının
Aslında, bazı durumlarda, onlardan kaçınmalısınız. Elbette, bilgisayarınızın arkasına gizlemek ve klavye ile ne söylemek istediğinizi söylemek çok kolay. Ancak bazen dünyaya adım atmanız ve sesinizi kullanmanız gerekir.
Senden vurmasaydın daha iyi olacak üç durum var.
Çatışmayı Çözüme Gönderme İsteğinden Kaçının
Hepimiz bir sorunu çözmeye çalışan iki taraf arasında bir e-posta veya mesaj dizesinin parçası olduk. Bazen, iki ana katılımcıdan biri olabilirsiniz ya da belki de birisinin sizi dahil etmek zorunda kaldığı hisseden pek çok kişiden biri olursunuz.
Her e-posta veya mesajın cevabı ile sorun artmaktadır. Sonunda, belki de nispeten küçük bir sorun neydi ki, daha büyük bir sorun haline geldi. Bu genellikle, iki taraf arasında yüz yüze görüşme, çatışmayı çözmek için bir yönetici veya yönetici ile sonuçlanır.
Çatışmayı çözmek için e-posta veya mesaj kullanmak yerine, kişiyi arayın ya da yüz yüze bir toplantı planlayın. Bir e-postanın alıcısı veya bir sorunu çözmek için başka birinden gelen bir iletiyi alıyorsanız, e-postayla yanıt vermek için günaha karşı koyun. Telefonu alın ya da diğer kişinin ofisine doğru yürüyün ve "Bu e-postayı e-postayla değil de birebir tartıştığımızda e-postanızı aldım ve daha iyi olabileceğini düşündüm."
Konuşmak için birkaç dakikanız var mı? "
E-posta tek seçeneğinizse, başka kişileri kopyalamayın. Bunu yapmak sorunu artırıyor. Böyle bir e-postanın alıcı ucunda iseniz "Tümünü yanıtla" düğmesine basmayın. Sadece e-postayı gönderen kişiye cevap verin. Cevabınız "tümünü cevapla" yaparsanız, cevabınız "Bu durumu dikkatimi çekerken karşılıyor olmanızı takdir ediyorum."
Bunu görüşmek için sadece bir dakika içinde seni arayacağım. "Bu, kopyalanan herkese durumu bire bir baktığınız konusunda uyaracaktır.
Üzgün olduğun zaman gönder vurmaktan kaçının
Hiç bir şey hakkında üzüldün ve derhal pişmanlık hissetmek için sadece bir e-posta gönderdiniz mi? Ya da, belki de böyle bir e-postanın veya mesajın alınışındasınız.
Rahatsız edici bir durum ya da etkileşimden sonra, ihtiyacımız olan şey bir soğuma süresidir . E-posta ve mesajlaşma kendini buna borçlu değil; tasarım gereği anlık. Bunun yerine, sakinleştikten sonra durumu görüşmek için kişiyi arayın veya ziyaret edin. İyi bir e-postanın alıcı ucunda iseniz, yanıtlama isteğinden kaçının. Sakinleşmek için zaman ayırın ve sonra kişiyi arayın ve yüz yüze görüşmek için sor.
Gelecekte, üzgün olduğunuzda asla e-posta veya mesajlaşma kullanmayacağınıza karar verin. Bunu kendinizle tartışılmaz bir anlaşma yapın.
Üzgün olduğunuzda bir şey yazmanız gerektiğini düşünüyorsanız, bir mesaj yazın. Mesajı göndermeyi istemeseniz bile e-postaya girmeyin. Yanlışlıkla "kaydet" düğmesine "gönder" tuşuna basan ilk kişi siz olmazdınız.
Kötü haber göndermek için göndermek
Kimse kötü haber almayı ve e-posta yoluyla almayı sevmez ya da bir mesaj yaraya tuz ekleyebilir.
Bir müşteriye siparişlerinin ertelendiğini söylemek için e-postayla gönderdiniz mi? Ya da onun doğum günü partisine katılamayacağını bilmesine izin vermek için bir arkadaşınla mesajlaştın mı? Ya da patronunuzu, bir projeyle bitirmediğinizi ve son tarihinizi kaçıracağınızı bildirmek için e-posta göndermeye ne dersiniz?
Bu soruların cevabı evet ise, kötü haberleri iletmek için e-posta veya mesajlaşmayı kullanmayı bırakın. Kötü haberleri iletmek için e-posta veya mesajlaşma kullanmak, umurumda olmadığınız mesajı gönderebilir veya sorunun kişisel dikkatinizi çekmek için yeterince önemli olmadığını belirtebilir. Kötü haberleri iletmek için e-posta veya mesaj kullandığınızda, kişinin tepkisini yargılamanın hiçbir yolu yoktur. Büyük ihtimalle insanlar hayal kırıklığına uğrayacak ya da üzülecek. Eğer haberi şahsen teslim etmiyorsanız, hayal kırıklığı duyguları yükselebilir ve daha da kötü bir durum yaratabilir.
Son olarak, bu senaryoda e-posta veya mesajlaşma kullandığınızda korkak görünüyorsunuz. Müşteriler, iş arkadaşları, patronlar ve arkadaşlar, kötü haberleri şahsen iletme cesareti olan kişileri takdir ediyor.
Mesajınızın kötü haber niteliğinde olup olmadığından emin değilseniz, "Bu tür bir haberle bir e-posta veya mesaj almak ister miydim yoksa iletişim kurmayı tercih edebilir miyim?". Daha sonra buna göre hareket edin.
E-posta veya mesajlaşmanın hızlı ve etkili bir iletişim aracı olduğundan şüphe yokken, her zaman uygun değildir. Yukarıdaki yönergelere uyun ve yapılması uygun olmadığında e-posta veya mesaj kullanmaktan kaçının.