Daha Verimli Olma Konusunda Öneriler
Daha fazla strateji için, bu zaman yönetimi ipuçlarını ve iş-yaşam dengesi ipuçlarını gözden geçirin .
Akıllı Çalışmak ve Daha Verimli Olmak
Zamanı daha verimli kullanmak, resepsiyonistin yönetici ortağa kadar herkesin öğrenebileceği önemli bir beceridir.
Doğru zaman yönetimi uygulamalarını benimsemek, stresi azaltabilir ve sizi günde bir saate kadar koruyabilir. Aşağıda, akıllı çalışmanın ve daha verimli olmanın dokuz ipucu var.
1. Organize olmak için teknolojiyi kullanın. Dağınık ve dağınıklıkla çevrili olursanız, en üretken olamazsınız. Bu rastgele yığın kağıtlardan ve yapışkan notlardan kurtulun ve basit bir elektronik dosyalama sistemi kullanın. Çok çeşitli müşteri ve ürün özelliklerini organize etmenize yardımcı olabilecek, hızlı ve kolay erişime olanak tanıyan çok sayıda yazılım programı vardır. Ayrıca, bir takvim, yapılacaklar listesi, çalışma planları ve bir rehber dizini tutmanıza olanak veren kişisel bir programlama programı kabul edin.
2. Gelen mesajları gruplandırın. E-postanızı, sesli postanızı ve diğer iletilerinizi sürekli olarak kontrol etmek ve yanıtlamak, özellikle yaratıcı, yenilikçi veya stratejik düşünmeyi gerektiren işlerde, düşüncenizi kesintiye uğratıp üretkenliği engeller.
Gelen iletilere toplu olarak yanıt vermeyi ve günde yalnızca üç veya dört kez kontrol etmeyi düşünmeyi öğrenin.
3. "Tek dokunuş" yaklaşımını benimseyin. E-postalar, mektuplar, faturalar, metin mesajları, sesli mesajlar ve diğer isteklerinizle ilgilenmek için "Yap, Delege Et, Sil veya Dosya" ilkesini kullan.
4. Zaman atıcılar bırakın. İşi erteleyerek, “yoğun çalışma” yaparak, rahatsız edici web sitelerini (özellikle sosyal medya siteleri) ziyaret ederek, gereksiz toplantılara katılarak, raporları aşırı düzenleyerek ve her zaman dedikodu yapan veya şikayette bulunan muhatap meslektaşlarla etkileşimde bulunarak işten harcanan zaman çok fazladır.
İşin aslında “iğnesini” hareket ettiren ve olmayanları azaltan veya ortadan kaldıran görevler ve faaliyetler üzerinde yoğunlaşın.
5. Sık sık mini-break yapın. En yoğun insanların bile aklını temizlemesi ve bacaklarını tekrar tekrar uzatması gerekiyor. Masanızdan periyodik olarak beş ila on dakikalık bir nefes alın. Yapabildiğiniz takdirde dışarıda bir yürüyüş yapın, biraz gerginlik egzersizleri yapın ya da birkaç kez merdivenlerden yukarı çıkın. Sevdiğin biriyle konuş. Su iç. Taze meyve ve sebze gibi sağlıklı bir atıştırmalık yiyin. Kısacık işinizden uzaklaşmak vücudunuzu rahatlatır ve zihninizi canlandırır. Ayrıca, akşam eve döndüğünüzde daha az frazzledeceksiniz.
6. Temsilci. Hepsini yapmak zorunda değilsin. Gerçekten mi. Diğer insanlar genellikle kendiniz için ayırdığınız bazı görevleri ele alabilirler. Başkalarıyla paylaşabileceğiniz görevleri düşünün. Daha sonra bu sorumlulukların bir kısmını yavaş yavaş dağıtmaya başlayın. Bu, iş arkadaşlarınıza büyümek ve parıldama şansı verirken yüksek öncelikli öğelerinize odaklanmanızı sağlayacaktır.
7. Hayır demeyi öğrenin. Böyle küçük bir kelime, henüz söylemek zor. Birisi sizden tutku ya da önceliğiniz olmayan bir şey yapmanızı isterken, kibarca ama kesin olarak reddedilir.
Kendinize şunu söyleyiniz ki, hiçbir şey söyleme, size zaman ve becerilerinize daha fazla değer veren ve daha değerli olan başka bir şeye evet dememe özgürlüğü verir.
8. Mükemmelliği hedeflemeyi bırakın. Nadiren ona ulaşacak ve neredeyse her zaman gereksizdir. Mükemmeliyetçilik çoğu kez, mikro-yönetime, iş arkadaşları, erteleme, düşük verimlilik, depresyon, stres ve anksiyete ile zayıf ilişkilere yol açar. En başarılı insanlar, bir işin iyi yapılmasından memnun olan ve birkaç önemli gerçekten için mükemmelliğe olan gereksinimlerini koruyanlardır.
9. Ne zaman yardım isteyeceğini bilin. Eğer işyerinde bunalmışsanız ve aşırı strese neden oluyorsa, sessizliğe uğramayın. Superwoman / Superman görüntüsünü bırakıp durumunuzu patronunuza veya amirinize açıklayın. Giderilemez iş durumları genellikle hafifletilebilir, ancak sizin tarafınızdan bir takım atılganlıklara yol açacaktır.
Benzer bir şekilde, dengeli bir yaşam sizi yok etmeye devam ederse veya kronik stres yaşıyorsanız, bir profesyonelle görüşün (bir danışman, ruh sağlığı çalışanı veya clergyperson). Çalışan Yardım Programı (EAP) tarafından sunulan hizmetlerden yararlanın. Hayatınızın haftada bir, hafta sonra, aydan sonra boğulmasına izin vermek, ciddi fiziksel, zihinsel ve sosyal sorunlara yol açabilir. Olumlu olun ve sorunlarınıza çözümler olduğunu bilin, ancak yardım istemeniz gerekecektir.