Fark, kişisel asistanların sadece tek bir kişiye yardımcı olmaları ve aynı zamanda alışveriş veya sosyal katılımların planlanması gibi kişisel görevlerde yardımcı olabilmeleridir.
Bazı insanlar proje çalışmalarını asistanlarına devretmekte veya asistanlarının yokluğunda kendileri için durmaktadır.
Kişisel Asistanlar için İş Gereksinimleri
Eğitim açısından kişisel asistanlar için belirlenmiş asgari bir gereklilik olmamasına rağmen, işletme veya idari çalışmadaki bir geçmiş yardımcı olur. Bazı durumlarda ikinci veya üçüncü bir dil de önemli olabilir. Genel olarak sahip olduğunuz beceriler, eğitiminizden daha önemlidir. Bu gerekli becerilerin bazıları hakkında bir tartışma, bu tür bir işin sizin için olup olmadığına karar vermenize yardımcı olabilir.
Özgeçmişler, kapak mektupları, iş başvuruları ve mülakatlar için kişisel asistanlık becerileri listesi. Gerekli olan beceriler, başvuruda bulunduğunuz işe göre değişecektir, bu nedenle iş ve beceri türüne göre listelenen beceri listemizi de gözden geçirin . Bu listeye göz atın ve bu becerileri önceki işlerde kullanıp kullanmadığınızı veya bunları eğitim yoluyla aldığınızı görün.
Bu becerileri ne zaman ve nasıl kullandığınıza veya geliştirdiğinize dair notlar alın.
Daha sonra bunları özgeçmişinize ekleyin ve mektubunuzu ekleyin ya da iş başvurularınızı doldurmak için el altında bulundurun. Uygulamaları tarayan kişiler genellikle anahtar beceriler arıyor olacak. Becerilerinizi iş için gerekli olanlarla eşleştirin. Daha sonra kapak mektubunuzda belirtildiklerinden ve özgeçmişinizde listelendiğinden emin olun.
Ayrıca, yeteneklerinizi önceki pozisyonlarda nasıl kullandığınız hakkında röportaj cevapları geliştirmelisiniz. Bu becerilerden bir veya daha fazlasını kullanarak işyerinde bir sorunu nasıl çözdüğünüze dair bir örnek alın. Becerilerinizi kullanmanın bir projenin başarısına nasıl katkıda bulunduğunu gösterin.
Kişisel Asistanlık Becerileri Örnekleri
Bu liste kapsamlı değildir, ancak kişisel asistanlar için aranan en önemli becerilerden bazılarını içerir.
Organizasyon ve Zaman Yönetimi
Bir kişisel asistan olarak, işinizin büyük bir kısmı, başkasını düzenli ve planlı olarak tutmak olacaktır. Bu nedenle, iyi organize olmalısınız. Neyse ki, organizasyon öğrenilebilir. Kullanımınızı daha verimli hale getirmek ve aksi takdirde hayatınızı ve yöneticinizin durumunu sırayla tutmak için adapte edebileceğiniz belirli teknikler vardır.
Yazılı ve Sözlü İletişim
Talimatları anlamanız ve takip etmeniz gerekecek ve bilgileri açık ve dürüst bir şekilde iletmeniz gerekecek. Konumunuzun ayrıntılarına bağlı olarak, müşterileri de karşılamanız, yazışmaları yanıtlamanız veya raporlar ve sunumlar oluşturmanız gerekebilir. Tüm bu görevler konuşma ve yazma, dinleme ve okuma dahil olmak üzere birinci sınıf iletişim becerileri gerektirir.
Doğruluk ve Detaylara Dikkat
Detaylara dikkat, hem organize hem de iyi iletişim kurmanın kritik bir bileşenidir.
Belirsizlik veya yanlışlık, en iyi ihtimalle verimsizliğe neden olur ve ayrıca ciddi hatalara neden olabilir veya yöneticinizin meslektaşlarını yabancılaştırabilir.
İlgili Yazılım Bilgisi
Hangi yazılımı kullanmanız gerektiğine bağlı olarak değişiklik gösterebilir, ancak büyük olasılıkla kelime işlemeyi, elektronik tabloları, veritabanlarını, takvimleri, masaüstü yayıncılığını ve PowerPoint'i veya benzer bir şeyi içerecektir. En az teknik destek sağlayabilmek bir artıdır. Yöneticinizin hedeflerini gerçekleştirmek için en iyi araçları sağlayan kendiniz seçmek için birkaç farklı program ve uygulamayı değerlendirmeniz gerekebilir. Her zaman, işiniz yöneticinizin işini daha kolay ve basit hale getirmektir ve bu da bir çok sahne arkasında problem çözme gerektirebilir.
Taktik ve Takdir
Bir kişisel yardımcısı olarak, ticari sırlardan gizli tutmanız gereken çok kişisel bilgilere kadar sıklıkla hassas malzemelere maruz kalacaksınız.
İlgili bir beceri, diğer insanların zor veya utanç verici bulabileceği bilgilere nazikçe tepki gösterme ya da hiç tepki verme becerisidir. Başka bir deyişle, müdürünüzün savunmasız kalması için güvenli bir kişi olmalısınız. Sonuçta, sadece ne kadar yardıma ihtiyaçları olduğunu bilirsiniz.
Kişisel Asistan Becerileri Listesi
Yönetim Becerileri
Bu beceriler genellikle bir kişisel asistanın iş tanımının bir parçası veya katma değer becerileridir. İşvereniniz bu görevleri onun için yapabilecek birine ihtiyaç duyabilir.
- İdari
- randevular
- Yazışma
- Errands
- Olaylar
- Olay kurgulama
- dosyalama
- Uygulama Prosedürleri
- Çizelgelerin Bakımı
- Toplantılar
- Büro Yönetimi
- Proje Yönetimi
- Araştırma
- Zamanlama
- Dikte Etmek
- Mesajları almak
- Not almak
- Yolculuk planları
- Seyahat planlaması
İletişim becerileri
Bir kişisel asistan olarak, iletişimin tüm yönleri iş için önemlidir. Deneyiminizi veya eğitiminizi göstermeye hazır olun.
- Telefonu cevaplamak
- İletişim
- E-posta
- Ziyaretçileri tebrik etme
- İşleme Sorgulama
- Ağ
- Sözsüz iletişim
- Görüntülü arama
- Sözlü İletişim
- Yazılı İletişim
Finansal Beceriler
Bu görevler için deneyiminiz veya eğitiminiz var mı?
- Muhasebe
- bütçeleme
- Satın alma
- kaynak
- Alışveriş yapmak
Teknoloji Becerileri
Farklı platformları ve cihazları kullanabilir ve temel sorun giderme işlemlerini yapabilir misiniz?
- Bilgisayar (PC, Mac, tablet)
- Veritabanı Yönetimi
- Microsoft Office
- Sunum Hazırlığı
- Raporlar
- Kelime İşleme
Kişisel Ustalık Becerileri
Bu beceriler genellikle kişiliğinizin bir parçasıdır. Onları nasıl kullandığını ve geliştirdiğini gösterin.
- Gizlilik
- Diplomatik
- ihtiyat
- Esneklik
- kişilerarası
- Çoklugörev
- organizasyon
- Olumlu davranış
- Problem çözme
- Mesleki tutum
- Kendinden Motive
- Takım oyuncusu
- Zaman yönetimi
- Bağımsız çalışma
Bu becerileri daha önceki bir işte kullanmadıysanız, bunları gönüllü veya ücretsiz işlerde nasıl geliştirdiğinize bakın veya bunları kişisel yaşamınızda kullanın. Bu becerileri inanç topluluğunun bir parçası olarak mı yoksa okuldaki bir öğrenci projesi için mi kullanıyorsunuz? Bir spor takımının veya bireysel sporun bir parçası olarak becerilerinizi geliştirdiniz mi? Bu deneyim de değerli olabilir ve pozisyon için daha iyi bir aday olabilir.
Örnek Kişisel Asistan Özgeçmişi
Bir Kişisel Asistan için tasarlanan aşağıdaki örnek özgeçmişte, yukarıda bahsedilen becerilerin birçoğunun metne - özellikle de ilk “Nitelikler Özeti” ne dahil edildiğini not edin.
Karen O'Dell
2704 Hill Sokağı
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Cep telefonu: 870.123.4567
Kişisel asistan
C düzeyindeki yöneticilere sorunsuz destek sağlama konusunda çok yönlü ve detay odaklı kişisel asistan. Sorunsuz ve bağımsız bir şekilde yönetim, randevu ve seyahat planlama, alışveriş ve etkinlik planlama sorumluluklarını zahmetsizce yerine getirir. Temel yeterlilik:
- İdare : Süreçlere duyarlı verileri işleyin ve tüm yazışma ve diktuşa tavizsiz dürüstlük ve gizlilikle yaklaşın. Toplantıları ve özel etkinlikleri proaktif olarak koordine ederek ve karmaşık aşamalardaki komplikasyonları çözerek, karar verme yetkisine sahip olmak için stressiz bir ortam sağlayın.
- İletişim: Müşteriler, satıcılar ve proje paydaşları ile hem kişisel hem de yazılı olarak kolayca uyum sağlamak. Projelerin ve etkinliklerin kaliteli bir şekilde yürütülmesini sağlamak için taraflar arasında diplomatik olarak ağ oluşturmada ustalık.
- Mali Yönetim: Muhasebe eğitimini doğru bir şekilde dengelemek ve bütçeleme ve satın alma işlevlerini yerine getirmek için eğitimden yararlanabilme.
- Anahtar Güçlü Yönler: Kişilerin güvenini ve katılımını aşılama becerisine sahip, tavırda olumlu ve profesyonel bir meslek. Teknik yeterlilikler arasında Microsoft Office Paketi, QuickBooks ve Adobe Creative Suite bulunur. İspanyolca 'da akıcı.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Başkan Yardımcısının Kişisel Asistanı (20XX'den Günümüze)
Dikte, yazışma, ofis yönetimi, satıcı ilişkileri, randevu planlaması, seyahat koordinasyonu ve etkinlik planlama işlevlerini içeren sorumluluk kapsamında, butik mali danışmanlık firmasının kurucusu için kapsamlı idari ve kişisel destek sağlayın.
- Golf ve tenis kortları hafta sonları, finansal planlama seminerleri ve hissedarlık ziyafetleri gibi son derece başarılı müşteri ilişkileri etkinlikleri için tüm detayları planladı.
- Kaynaklı ve güvenli, uygun maliyetli seyahat ve eğlence sağlayıcıları, seyahat harcamalarını% 15 oranında azaltır.
- Görsel olarak ilgi çekici yeni pazarlama broşürleri ve aylık bir haber bülteni oluşturmak için Adobe Creative Suite kullandı.
Creekside Muhasebe, Columbia, MO
İdari Asistan (20XX - 20XX)
Üç CPA grubundan idari asistan olarak görev yaptı. Müşterileri karşıladı ve kişisel iletişim ve finansal bilgileri topladı; organize istemci dosyaları. Toplantılarda randevu, not alma, telefon alımı ve işlenmiş yazışmalar.
- Hem müşteriler hem de işverenler tarafından neşeli tavır ve detaylara gösterilen güçlü dikkat için övgüler.
- Özel vergi yönetim yazılımı kullanımında hem müşterileri hem de yeni personeli eğitmeye yardımcı oldu.
Eğitim
İşletme BS (Küçük: Muhasebe); 3,52 GPA
Missouri Üniversitesi, Columbia, MO
Tenis Takımı, Kappa Alpha Theta Sorority, Toastmasters Kulübü, Madrid, İspanya Yurtdışında Yıl