Toplantı Tutanağı Nasıl Yapılır?

Bir Çalışma Alanı Toplantısının veya Konferansının Yazılı Bir Kayıtlarını Tutmak

Toplantı tutanakları, toplantı veya konferansın resmi bir yazılı kaydı olarak sunulan detaylı notlardır. Toplamadan sorumlu kişi genellikle katılımcılardan birinin bu göreve yönelmesini ister. Bir gün, o kişi siz olabilirsiniz! Bu çok zor bir iş olmasa da, önemli bir tanesidir. Toplantı tutanakları, saygınlığın ne olduğunun resmi bir kaydı olduğundan, doğruluk gereklidir. İnsanların gerektiğinde daha sonra başvurabilecekleri ayrıntılı notlar almanız gerekecektir.

İşte bu görevi ustalıkla ele almanıza yardımcı olacak bazı göstergeler. Toplantı öncesinde, sırasında ve sonrasında ne yapılacağını öğrenin.

Toplantıdan önce

• Kayıt aracınızı seçin: Yapmanız gereken ilk şey notlarınızı nasıl alacağınıza karar vermektir. Eski okula gidip kalem ve kağıt kullanacak mısın yoksa teknolojiye gidip bir dizüstü bilgisayar, tablet veya akıllı telefon kullanacak mısın? Belirli bir yöntemi kullanıp kullanmadığınızı görmek için patronunuza danışın. Bu olası değil ama mümkündür.
• Seçim aracınızın çalışır durumda olduğundan emin olun ve orijinalinizin arızalanması durumunda bir yedeğiniz olsun. Örneğin, bir dizüstü bilgisayar getirdiğinizde, kalem ve kağıt da kullanışlıdır. Bilgisayarınızın çökmesi durumunda yazmak için bir şey ararken toplantıyı durdurmak zorunda kalmazsınız.
• Toplantı başlamadan önce toplantı gündemini okuyun. Dakikalarınız için bir anahat formülü oluşturmanıza izin verecektir. Her bir öğenin üstünde biraz boşluk bırakın ve notlarınızı buraya yazın. Bunu yapmak, toplantıyı yürüten kişi gündeme geldiği sürece işinizi biraz kolaylaştırır.

Toplantı esnasında

• Bir katılım belgesinin etrafından geçin ve herkesin oturum açtığından emin olun. Tüm katılımcıların listesini resmi toplantı tutanaklarına eklemeniz gerekir.
• Herkesin kim olduğunu bildiğinden emin ol. Bu şekilde kimin konuştuğunu ve bu bilgiyi doğru bir şekilde kaydedebildiğini tespit edebileceksiniz.
• Toplantının başladığı zamanı not edin.

• Her bir yorumu yazmayı denemeyin. Sadece ana fikirleri dahil etmek doğru değil. Katıldığınız şeyleri dışarıda bırakmamak için çok dikkatli olun. Önyargılarınız sizi etkilememelidir. Bunun resmi bir hesap olduğunu ve neler olduğuna dair fikrinizin olmadığını hatırlayın!
• Varsa, tüm hareketleri, bunları yapanları ve oyların sonuçlarını yazınız; Bir harekete kimin kestiğini yazman gerekmiyor. Elbette, kuruluşunuzun kuralları farklılık gösterebilir, bu nedenle önce bunları doğrulayın.
• Bir sonraki toplantıya kadar herhangi bir hareket veya oylamada oylar ertelenirse, bunu not edin.
• Toplantının bitiş saatini kaydedin.

Toplantıdan sonra

• Toplantıdan sonra mümkün olan en kısa sürede dakikaları yazın, aklınızdaki her şey hala taze. Notlarınızda bir hata bulursanız veya bir sorunuz varsa, diğer katılımcılarla konuşarak daha hızlı bir şekilde temizleyebilirsiniz.
• Tutanağın son nüshasında, organizasyonun adını, komitenin unvanını, toplantı türünü (günlük, haftalık, aylık, yıllık veya özel) ve amacını belirtin.
• Başlangıç ​​ve bitiş zamanlarını verin.
• Katılımcı listesini ve toplantıyı kimin yürüttüğü hakkında bir not sağlayın. Ayrıca burada dakikaları aldığınızı da belirtebilirsiniz. Adınızı katılımcıların listesine ekleyin ve adınızdan sonra parantez içinde dakikaları aldığınızı söyleyin. Alternatif olarak, dokümanın sonunda "Respectively by by" yazıp ardından isminizi yazabilirsiniz.

• Onları göndermeden önce tutanakları doğrulayın. Onlara bakmaya da katılan başka birine sorun. Yanlışlıkla bir şeyi dışarıda bıraktıysanız, size bildirebilir.
• Aksi belirtilmedikçe, toplantıyı yürüten kişiye gönderin.