Göndermeden Önce Kendinize Sormanız Gereken 7 Soru
E-posta, biriyle ilk irtibat noktanız olabilir ve bundan dolayı, bir izlenim yaratmak için ilk fırsatınızdır. Mesajlarınızı oluştururken çok dikkatli olun. Göndermeden önce, şu 7 soruya cevap verin.
1. Mesaj Hata Ücretsiz mi?
E-postanızı hatalardan kontrol etmek, göndermeden önce yapabileceğiniz en önemli şeydir. Yanlış yazım ve kötü dilbilgisi sizi dikkatsiz gösterecektir. Bu, özellikle bir iş için başvuruyorsanız, yapmaya çalıştığınız izlenime aykırıdır.
Güvenle gelene kadar tüm yazım ve dilbilgisi hatalarının yanı sıra yazım hataları yakaladınız. Grammarly.com, Chrome tarayıcısı için bir uzantı da dahil olmak üzere, size yardımcı olabilecek ücretsiz araçlara sahiptir.
2. E-posta Adresim Hakkımda Ne Diyor?
İş e-posta adresiniz — ki bu arada, iş aramak için asla kullanmamalısınız - muhtemelen çok basittir. Büyük ihtimalle isminin bir çeşidi.
Kişisel e-posta için kullanmak için daha az işletme benzeri bir adres seçmiş olabilirsiniz. Sadece arkadaşlarınıza ve ailenize mesaj göndermek için kullanıyorsanız ancak profesyonel bir e-posta yazmanız gerekiyorsa, profesyonelliği aktaran yeni bir hesaba kaydolmak istiyorsanız, müstehcen, çocuksu veya sevimli bir adres tamamdır.
Gerçek adınızı kullanan bir e-posta adresi oluşturun. İlk ve soyadınızı deneyin; adınız, orta adınız ve soyadınız; ya da bunların bazı kombinasyonları. Profesyonel e-postanızı asla chickybabe@mymail.com adresinden göndermeyin.
3. "Kime" Alanında İsim ve E-posta adresi Doğru mu?
Bir alıcının adını "Kime" alanına yazmaya başladığınızda, çoğu e-posta istemcisi kişilerin isminin geri kalanını bir isimle doldurur. Bu alanda yanlış adla kolayca sonuçlanabilirsiniz, bu yüzden buna dikkat edin.
Yanlış alıcıya yanlışlıkla bir e-posta gönderirseniz ne tür sorunların ortaya çıkabileceğini düşünün. Hala işe devam ederken bir iş aradığınızı varsayalım. Potansiyel bir işverende bir işe alma yöneticisi, geçerli patronunuzun adıyla aynı harfle başlayan bir ada sahip olabilir. Patronuna o işe alım yöneticisine yönelik bir mesaj yollamış olsaydın utanç verici olurdu? Sadece mesajınızın hedeflenen hedefe ulaştığından emin olmakla kalmaz, aynı zamanda istenmeyen bir bilgiye ulaşmadığından emin olmak istersiniz.
4. Alıcıya Adreslemek için Uygun Başlığı Kullanmış mıyım?
E-postayla gönderdiğiniz kişiyle zaten bir adınız varsa, mesajınızda bu şekilde ele almak iyi bir şeydir.
Ancak, bu ilk defa biriyle iletişim kuruyorsa veya nasıl ele alınmayı tercih ediyorsanız, Bay, Bayan, Bayan veya Dr. gibi resmi bir başlık kullanmak ve alıcının son olarak kullanılması tercih edilir. ad.
Daima dikkatli ol. Resmi olmak incitemez. Zaten kurulu bir ilişkiniz olan birisinin nasıl ele alınacağına dair bir ipucu için, nasıl imzalandığını görmek için önceki iletilere bakın. Bu, ne yapacağınıza karar vermenize yardımcı olacaktır.
5. My Tone Mesajımı İletiyor mu?
Söylediği gibi, "Bu senin söylediğin şey değil, nasıl söylüyorsun." Biriyle yüz yüze konuştuğunuzda, kelimelerinize anlam katmaya yardımcı olması için tonlama, beden dili ve yüz ifadesine güvenebilirsiniz.
Aynı mesajı yazılı olarak iletmeye çalıştığınızda, yanlış anlama için daha fazla alan vardır çünkü okuyucu yüzünüzü göremez, beden dilinizi okuyamaz veya sesinizi duyamaz.
Mesajınızın kibar olduğundan ve kulağa kolay geldiğinden ve amaçlanan anlamın net olduğundan emin olun.
6. Mesajım Basit, Ama Şifreli Değil mi?
Mesajlarınızı kısa ve tatlı tutmak, onları daha kolay anlayacaktır. Aynı zamanda önemli bir şeyi atlamamanız gerekir. Ne demeye çalıştığınızı tahmin etmek için e-postanızın alıcısını zorlamak istemezsiniz. Mesajınız mümkün olduğunca kesin olmalı, ancak gerekli tüm bilgileri içermelidir.
7. İstenmeyen Ekleri Dahil Ettim mi?
Birçok kişi beklemediği e-posta eklerini açmayı reddediyor. Bunu yapmaktan kaçınmaları doğru. Bilgisayar virüsleri genellikle bu eklerde iletilir. Örneğin birisine bir dosya göndermek isterseniz, özgeçmişinizi önce alıcınızdan izin almasını isteyin. Sadece iyi olduğunu söylerse gönder.