1. Your Manners Zihin
Bir sonraki göreve geçmek için işleri olabildiğince çabuk bitirmek için acele ettiğimiz bir dünyada bile, e-postanızda iyi davranışlar kullanmaya zaman ayırın.
"Lütfen" ve "teşekkür ederim" demeyi ihmal etmeyin.
İyi bilmediğiniz veya hiç bilmediğiniz veya yalnızca resmi bir ilişkiniz olduğu kişilere hitap ederken, sizden başka bir şey yapmamanız istenmedikçe, onları adlarına ve soyadlarına göre yönlendirin. Örneğin, "Sayın Bay White" veya "Sevgili Bayan Grey" deyin. Bir e-postayı yanıtlıyorsanız ve orijinal mesajın göndereni, yalnızca ilk adında imzaladıysa, bunları aynı şekilde ele almanın tamamının güvenli olduğunu kabul edebilirsiniz.
2. Sesini İzleyin
Ton, yazar olarak, bir e-posta mesajındaki tutumunuzu nasıl ifade edebileceğinizdir. Nasıl alındığını etkiler. Genellikle alıcıya saygılı, arkadaş canlısı ve yaklaşılabilir olarak geldiğinden emin olmak istersiniz. Sersemletmek ya da talep etmek istemiyorsun. Göndermeden önce mesajınızı birkaç kez tekrarlayın.
Daha önce iletişim kurduğunuz birine yazarken, "Umarım iyisindir" gibi samimi bir şeyler söyleyerek başlayın. Emoji, tonu daha kolay aktarmanıza yardımcı olsa da, çok gayrı resmi bir ilişkiye sahip olduğunuz bir kişiye yazmazsanız bunları profesyonel e-postada kullanmaktan kaçının.
Potansiyel bir işverene yazarken bunları asla kullanmayın.
Her zaman büyük harfli bir e-posta veya bir kısmının bir kısmını yazmak için zayıf bir e-posta görgü kuralları olarak kabul edilir. Seni bağırıyormuş gibi göstereceksin.
3. Özlü Olmak
Meşgul insanlar, bireysel e-postalarını okuyarak bir dakikadan daha fazla zaman harcamak için zamana veya eğime sahip değildir.
Alıcınızın mesajınızı hızlı bir şekilde okumasına izin vermek istiyorsanız ve yine de anlamanız gerekirse, bunu kısa tutmalısınız.
Ancak, uygun detayları dışarıda bırakmayın. Mesajınızın ilk başta yazmanız için gerekçenizi açıkça belirttiğinden emin olun. Siz, ihmal ettiğiniz ayrıntıları açıklamaya çalışırken bir başkasıyla karşılaşırsanız kimse zaman kazandırmaz.
4. Metin Kullanımı Kısaltmaları Kullanmaktan Kaçınma
Zaman kazanmak istediğiniz halde, profesyonel e-postanızdaki kısa açıklamaları kullanmamalısınız. Çok fazla metin gönderiyorsanız, birçok kişi arkadaşlarınızla konuşmak için bir tür kısa yol kullanmaya alışmış olabilirsiniz. Örneğin, "siz", "sizin" ve "lütfen" yerine "u," "ur" ve "plz" kullanabilirsiniz. Bu kısaltmalar, alıcının sizin için sıradan bir ilişkiniz olduğu sürece, iş yazışmalarında yer yoktur.
5. Profesyonel E-posta Adresi Kullanın
Mevcut işinizle ilgili mesajlar için, daima işvereninizin size verdiği e-posta adresini kullanın. Ancak, işinizle ilgisi olmayan mesajları göndermek için asla kullanmamalısınız, örneğin, yeni bir tane arıyorsanız. Bunun yerine kişisel bir e-posta hesabı kullanın.
Örneğin, kişisel bir hesabınız yoksa, servis için kaydolduğunuzda sağladığınız internet servis sağlayıcınız ücretsiz bir e-posta hesabı edinin.
Profesyonel çalışan bir adres oluşturmak için Gmail'i veya başka bir hizmeti kullanın. Aptalca veya müstehcen bir şey kullanma. İlk adınız ve soyadınız veya tam adınız uygun seçimlerdir.
6. Yazım ve Gramer Sayımı Unutma
E-postanızı dikkatli bir şekilde incelemeniz zorunludur. Ne kadar meşgul olursanız olun bu kritik adımı asla ihmal etmeyin. Dikkatli olmak istediğiniz şeyler doğru yazım ve uygun dilbilgisi. Ortak kelimeleri doğru bir şekilde yazmanın yanı sıra, alıcının ve şirketinin adı da dahil olmak üzere, kişilerin isimlerini doğru bir şekilde yazmak istersiniz.
Yazım denetleyicilerine çok fazla güvenmeye dikkat edin. Yanlış kullanıldığında kelimelerin yazım yanlışlarını fark etmeyebilirler. Örneğin, bir yazım denetçisi, bu bağlamda “iki” olması gerektiği halde, “sizin için sorulara ihtiyacım var” cümlesi olan “to” kelimesini işaretlemez. Merriam-Webster gibi ücretsiz bir çevrimiçi sözlük kullanarak emin olmadığınız çift çek yazım.