Artan sayıda sektörde, sekreterlik bir lisans diplomasına sahiptir veya Akredite Hukuk Sekreteri veya Sertifikalı Tıp İdari Asistanı gibi uzmanlık odaklı sertifikalar kazanır.
Sekreterler / İdari Asistanlar için İş Gereksinimleri
İdari bir pozisyonda çalışmak için , teknolojiyi çeşitli şekillerde rahat kullanmanız beklenir. Belge oluşturup slayt sunumlarını bir araya getirmeniz, elektronik tablolar oluşturmanız, veritabanlarını yönetmeniz ve web sitelerini sürdürmeniz gerekebilir. Microsoft Office, e-posta ve internet kullanarak rahat olmalısınız. Küçük bir işletmedeki bir iş için, QuickBooks veya diğer muhasebe yazılımı programlarına aşina olmanız gerekebilir.
İyi sözlü ve yazılı iletişim becerileri gereklidir. Bir ofis işinde çalışırken, detay odaklı olmanız ve okuma yazma becerilerine sahip olmanız gerekir. Yazma / düzenleme becerileri dahil olmak üzere İngilizce dilinin sağlam bir komuta sahip olması gerekir. Bazı iş sorumlulukları belge ve / veya web sitesi oluşturmayı içerebilir. İletişimi veya web içeriğini rahatça gözden geçirmeniz veya beslemeniz gerekir.
Ofis yöneticisinin görevi sorumluluklarınızın bir parçası olabilir. Başarılı bir yönetici olmak için, çok görevli olmanız ve iyi organize olmanız gerekir. Bir yönetici olarak, sık sık yemek akşam yemekleri ve bağış toplama etkinlikleri gibi personel etkinliklerini planlayacak veya müşteri toplantıları planlayacak ve iş arkadaşlarınız için zamanlamaları planlayacaksınız.
Sekreterlik / İdari Asistan olarak İş Bulma
Aramanıza başlamadan önce, önceki işverenlerden referanslar toplayın. Çok fazla iş deneyiminiz yoksa, kişisel bir referans kullanabilirsiniz.
Bir sekreter veya idari asistan görevlendiren işverenler, rahatlıkla çalışabilecekleri, diğer personelle iyi uyum sağlayabilecekleri ve gizli bilgi ile güvenebilecekleri bir kişi arıyorlar. Güçlü tavsiyeler mektubu bu nitelikleri gösterebilir.
İş açılışlarında yol göstermek için ağlarınıza dokunun. Facebook'a ve LinkedIn kişilerine, aile arkadaşlarınıza, komşularınıza ve eski işverenlere ulaşın ve işe aldıklarını bildikleri kişilere tanıtımları takdir etmenizi sağlayın.
Örneğin, aramanızı hukuk, tıp, yayın veya yüksek öğrenim gibi bir sektöre odaklıyorsanız, iletişim bilgilerinizi özellikle bu iş alanlarında bildiği profesyonellere yönlendirmelerden isteyin.
Kişiye Uygulanması
Sizleri işe alan ve genellikle müşterilere veya müşterilere ilk izlenimi veren şirketin bir temsilcisi olacaksınız. Bu, temiz bir imge ve güçlü kişiler arası becerilerin, sekreterler ve idari asistanların sahip olması için önemli olduğu anlamına gelir.
Potansiyel işverenler tarafından fark edilmenin bir yolunu bulursanız, size aday olarak bir avantaj sağlayabilir. Önerileriniz ve eldeki mektuplarınızla, yerel organizasyonları ve işletmeleri ziyaret edin. İşte bir iş için nasıl başvurulur .
Kapıcıları cezbetmek ve organizasyonun destek personeli pozisyonları ile ilgili herhangi bir yönetici veya yönetici ile konuşup konuşamayacağınızı sorun. Yöneticiler müsait değilse, resepsiyon görevlisine kimlik bilgilerinizle ilgili birkaç önemli bilgiyi söyleyin ve özgeçmişinizi patronlarıyla paylaşacak kadar nazik olup olmadıklarını sorun.
İşleri Çevrimiçi Arama
İş ilanları oluşturmak için idari asistan, pazarlama asistanı, editör asistanı, tıp sekreteri, hukuk sekreteri ve ofis asistanı gibi anahtar kelimelerle bir Google iş araması yapın. Yerel gazeteniz veya Ticaret Odasınız için web sitesinin istihdam bölümünde de birçok idari iş ilan edilecektir.
İdari Asistan İşleri için Söyleşi
Açık bir pozisyon için röportaj yaparken kişisel imajınız ve kişilerarası yetenekleriniz işverenler tarafından değerlendirilecektir. Kusursuz giyinmiş ve bakımlı olduğundan emin ol. Röportajcınızı sıcak bir gülümseme ve sıkı bir el sıkışma ile selamlayın. Grup durumlarında görüşmecilerinizle her zaman uygun göz teması kurun.
İşi zamanın ötesinde araştırarak görüşmeye hazır olun. Ofiste ne yaptıklarına ve müşterilerinin kim olduklarına aşina olun. Ayrıca, organizasyonda sekreter veya idari asistan olarak rolünüzde etkili olmanızı sağlayacak 5 - 7 varlığı vurgulayarak kendinizi satmaya hazır olun. Bahsettiğiniz her varlık için, bu gücü uyguladığınız bir rol, proje veya işe referans vermeye hazır olun ve bazı olumlu sonuçlar elde edin.
Geçmişte nasıl başarılı olduğunuza dair bu hikayeleri anlatarak, işverenlerin işinizde mükemmel olan doğru şeylere sahip olduğunuzu ikna etmeleri için uzun bir yol kat edebilirsiniz. Pozisyon için reklam veya iş tanımını dikkatlice gözden geçirin ve tercihlerinin / gereksinimlerinin bir listesini yapın. Her bir yeterlilik için, bu kaliteyi nasıl sergilediğinize veya bu beceriyi nasıl uygulayacağınıza dair bir örnek düşünün.
Geçmişte karşılaştığınız zayıf yönleriniz ve zorluklarınız gibi idari röportajlar için diğer yaygın sorulara cevaplar hazırlayın. İşverenler geçmişte denetçilerle ilişkiler hakkında bilgi isteyeceklerdir, böylece patronlarla nasıl iyi çalıştığınızı göstermeye ve zorlayıcı kişiliklerle etkin bir şekilde ilgilenmeye ve bu yazılı referansları elverişli hale getirmeye hazır olun.
Röportajdan Sonra Takip Etmek
Röportajdan hemen sonra, o işverenle çalışmak istediğinizi açıkça belirten bir teşekkür kartı veya mektubu yazınız. Sizinle tanışmak için zaman ayırdığınız için ne kadar minnettar olduğunuzu ifade edin ve pozisyona mükemmel uyum sağladığınızı kısaca açıklayın.
Birden fazla görüşmeci ile tanıştıysanız, son derece motive ve düşünceli bir birey olduğunuzu göstermek için her iletişimde farklı bir şey eklemeyi deneyin.