Mesajınızı başka bir elinizde bırakmayın
Burada "ofis dışında" mesajınızın önemini anlamanıza yardımcı olacak bir açıklama ve neden üzerinde çalışmak için zaman ayırmanız gerekiyor.
Beklenti Kuruyor ... Herkes İçin
(Umarım) bebeğiniz doğduktan sonra bir doğum izni alacaksınız. Ofisten uzakta bu zaman özel ve çok özel. Bu sefer yenidoğanda asla geri dönemezsin. Hiç. Bu yüzden bu dönemi hayatınızda korumak önemlidir.
Tatildeyken iş e-postası almanın nasıl bir his olduğunu biliyorsun, değil mi? Hızlı cevap göndermeye mecbur hissediyorsun! Ama izinli olduğunuzda, gerçekten "hızlı" yanıt için zamanınız yok.
Siz ve aileniz başka bir üyeyi dünyaya davet ediyorsunuz. Bu bağlanma uykusuz geceler, öngörülemeyen bir program, hormon dalgalanmaları, doktor randevuları, ziyaretçiler ve kim bilir başka kim bilir. Ayrıca, sizin ve çevrenizde yönetmek istediğiniz herkesin içinde iyi bir değişim olacaktır.
Bu koşullar altında e-posta yazmak, en iyi çalışmalarınızı üretmeyecektir. "Ofis dışında" mesajınız sizi iş kesintilerinden ve aynı zamanda e-postaların iyi değerlendirilmemesinden koruyacaktır.
Bu süre zarfında sınırların belirlenmesi şarttır. İş hayatınızı beklemeye almak için, yeni doğan ve onunla birlikte gelen her şeyin bir önceliği vardır.
Doğru ofis dışı mesajını oluşturduğunuzda, müşterileriniz, iş arkadaşlarınız ve size ulaşmaya çalışan başka biri, yeni önceliğinizin ne olduğunu anlar ve umarız bunu geçmeyecektir.
Öyleyse böyle özel bir zamanın korunmasına yardımcı olmak için müthiş bir "rahatsız etmeyin" mesajını nasıl yaratıyorsunuz?
"Ofis dışında" mesajını ver biraz düşünce
26 hafta civarında olduğunuzda, "Ofis Dışı" mesajınızda çalışmaya başlar. Bu mesaj için bir başlık kaydetme seçeneği verilirse, "Doğum İzni - Ofis Dışı" olarak adlandırın.
Mesajı önceden hazırlamak, mesajınızın ne söyleyeceği konusunda daha fazla kontrol sağlar. İşini bilen, sorumluluklarını kim devralacaksın, ve ofise geri dönebileceksin. Belirli bir günde, belirli bir haftada geri döneceğiniz veya bir tarihten bahsetmeyeceğinize karar verin. Belirli bir kişiyi vermezseniz, gönderen ile iletişim kurabilir, yöneticinizin e-postasından veya arayabilecekleri telefon numaralarından bahsetmek isteyip istemediğinize karar verin.
Bu mesajı zamanın önünde oluştururken, kendiniz, zaman ve enerji dahil olmak üzere herkesi kurtaracaksınız. Beklenmedik bir şekilde ofisten ayrılmanız gerekebilir (bebeğinizi teslim etmeye devam etmek için), böylece mesajların oluşturulması IT yöneticinize veya yöneticinize kullanıma hazır bir mesaj verir.
BT'nin veya yöneticinizin bu mesajın tonunu ayarlamasını ister misiniz? Heck hayır!
"Ofis dışında" mesajınız kaydedildikten sonra yöneticinize söyleyin. Çıktınız için hazırlandığınızı ve sizi desteklemek için yapmaları gereken daha az şey olduğunu duymak isterler.
Mesajınıza Eklenecek Şeyler
Aşağıda kullanabileceğiniz bir örnek "ofis dışında" mesajıdır. Mesajı e-posta yazılımınızda etkinleştirdikten sonra, belirlediğiniz belirli bir zamanda size gönderilen e-postalara otomatik olarak yanıt verecektir.
Bulunduğunuz yeri bilgilendirmek istiyorsanız bu size kalmış. Basitçe "ofisten" olduğunuzu söyleyebilir veya annelik izninde olduğunuzu bildirebilirsiniz. Annelik izninde olduğunuzu herkese bildirmemeyi tercih ederseniz, “doğum izni için” üç kelimeyi silin. Uzun süreli tatiller veya iş gezileri için bu e-posta mesajının bir varyantını kullanabilirsiniz!
Gördüğünüz yerde (parantez), durumunuza uygun kelimeleri veya cümleleri ekleyin.
E-postan için teşekkürler. Annelik iznine kadar ofisten çıkıyorum (dönüşünü beklediğiniz tarih).
Acil yardıma ihtiyacınız varsa, lütfen (iletişim bilgileri, yöneticinizin e-postası veya bir telefon numarası ile birlikte sizin için kapsayan meslektaşınızın adı) iletişim kurun.
(Belli projeleriniz varsa, proje ismini ve sizi kapsayan kişiyi listeleyeceksiniz).
Sorununuz acil değilse e-postanıza cevabım gönderilecektir.
Saygılarımla,
(Adınız)