Yazılı İletişim
Bir talimat mektubu (LOI), belirli meselelerin alıcı tarafını bilgilendiren ve gönderenin onları nasıl ele almasını istediğini detaylandıran askeri mesaj formatında yazılmış resmi bir bildirimdir. Genel olarak konuşmak gerekirse, eğitim mektupları ticari iletişimlerde ve kişisel ilişkilerde kullanılır; hemen hemen herkes tarafından herhangi bir konu hakkında yazılabilirler.
Ancak, ABD Ordusu'nda belki de en çok iki şekilde kullanılır.
Örnek olarak, bir LOI için bir yöntem, kişinin o kişinin ölümüyle ilgili olarak bir mülkün yerleşim yeridir. Bu bir irade değildir, ancak bir cenaze için aranacak kişilerin, yapılacak belgelerin ve nihai düzenlemelerin bir yapılacaklar listesi olarak kullanılabilir. Ayrıca belirli varlıkları ve tahsisleri de listeleyebilir.
İkinci tipteki eğitim mektubu (aşağıda gösterilen gibi), orduda düzeltici veya iyileştirici bir araç olarak kullanılır. Üst düzey bir görevli veya üst düzey görevli personelden alt-performans sergileyen bir genç askeri üyeye resmi bir danışma oturumu olarak en yaygın LOI'yi düşünün. Bu tipik LOI sadece üyenin toplanması gereken standartları değil, aynı zamanda eksiklik alanında daha iyi bir performans için bir çare sunar. Muhtemel amaçlanan tarafın, istenen düzeyde performans göstermeme sonuçlarını anlamasını gerektirecek bir eylem planı belki de eklenebilir.
Bir Öğretim Örnek Örneği
Aşağıdaki örnekte, eğitim mektubu, alıcının “tatmin edici” sayılan iş performansını iyileştirmesine yardımcı olacak bir yol olarak yazılmıştır.
Mektup, alıcının bir takım başarısızlıklarını listelemeye devam ediyor ve daha fazla uygulamalı olarak yazılmasını tavsiye ediyor: “Bölümün hedeflerini bizzat belirlemeli ve kişisel olarak yerine getirildiğini doğrula.”
Daha sonra performansın iyileştirilmesi için gerekli adımları sıralar ve cesaretlendirici sözlerle kapatır, sürekli destek sunar ve şunları söyler: “Başarınızı istiyoruz ve buna ihtiyacımız var.”
Öğretim Örnek Notu
Gönderen: Komutan Görevlisi, USS NEVERSAIL (CV 11)
Için: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Havacılık Yakıtları Memuru, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: TALİMAT MEKTUBU
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Bu Kılavuz, NEVERSAIL gemisindeki Havacılık Yakıtları Bölümü'nün tatmin edici olmayan performansını artırmak için gerekli özel önlemleri tartışmak üzere referansa göre düzenlenmiştir.
2. NEVERSAIL gemisindeki havacılık yakıt memuru görevini üstlendiğinizden beri, Havacılık Yakıtları Bölümünde izinsiz işlemlerin yapılmasına izin vermişsinizdir. Bu durum, 18 Temmuz'da yeniden yapılanma sırasında JP-5 depolama tankı 8-39-02J'deki yapısal hasarla sonuçlanmıştır. CY. Kendinizi uygun havacılık yakıtları direktiflerine alıştırmadınız ve böylelikle bölümünüzdeki işlemleri doğrulayamadınız. Ayrıca, tüm direktiflerin güncel tutulduğundan emin olmadınız. Genel olarak, bölümünüzün günlük işleyişi için asistan havacılık yakıtları görevlinize tamamen güvenmiş olursunuz.
3. Havacılık yakıtı memuru olarak etkin bir şekilde faaliyet göstermek için, bölünmenizin gündelik yönlerine daha fazla dahil olmalısınız.
Ofisinizden yönetemezsiniz, özel prosedürler hakkında yeterli kişisel bilgi geliştirmeden asistanlarınızın danışmanlığını kabul edemezsiniz. Bölümünüzün hedeflerini bizzat belirlemeli ve kişisel olarak yerine getirildiğini doğrula.
a. USS NEVERSAIL için geçerli olan her havacılık yakıtı direktifini gözden geçirmelisiniz. Yönlendirilmiş prosedürlere aşina olduğunuzdan emin olursunuz. Rutin bir konu olarak, yüksek otorite tarafından yetkilendirilmedikçe, bölümünüzün yönlendirilmiş prosedürlerden sapmadığını kişisel olarak doğrulayacaksınız.
b. Kendiniz ve CWO2 JS Ragmann için bu dağıtımın tamamlanması üzerine bir havacılık yakıtları memuru kursuna katılmak için kota talepleri gönderirsiniz.
4. Bu mektup, bir bölme memuru olarak performansınızdaki eksiklikleri gidermenize yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Tüm komut zinciri, size mümkün olan her şekilde yardımcı olmak için hazırdır.
Başarınızı istiyoruz ve ihtiyacımız var.
DR BİBER
Bu örnek öğretim mektubu, ton veya anlam olarak gri alanlar olmaksızın doğrudan geri bildirime sahip genç subay sağlar. Bu, aynı zamanda, komutadaki diğer kıdemli ve daha deneyimli üyeler tarafından acil yardım sunan belgelendirilmiş danışma oturumunun yazılı bir versiyonudur. Bu, komutada daha iyi bir genç subayı yaratmak ve gelecekte olası misyon yeteneği kaybını önlemek için mükemmel bir araçtır.