ya da fakir olan. İşte işte telefonu kullanırken izlemeniz gereken bazı ipuçları:
- Önce Yut
Diğer bir deyişle, bir arama yaparken veya telefonu cevaplarken ağzınız boş bırakılmalıdır. Açıkça konuşabilmek ve çiğnemek ya da yutmaktansanız bu mümkün değildir. - İsim ve Sıralama Lütfen
İş yerinde bir çağrı aldığınızda, kendinizi ve şirketinizin ve bölümünüzü uygun bir şekilde tanımlamanız gerekir. Arayan şirketin ana hattından size aktarılmışsa, sadece adınızı ve departmanınızı belirtebilirsiniz. Başlangıçta çağrıyı cevaplayan kişi, büyük olasılıkla şirket adını verdi. Arayan kişi olduğunuzda, ulaşmaya çalıştığınız kişi için sormadan önce kendinizi aynı şekilde tanımlayın. - Manners Gerçekten Önemlidir
Hattın diğer ucunda kimin olduğuna bakılmaksızın her zaman kibar olun. Bir resepsiyonistle mi konuşuyorsunuz yoksa şirket başkanıyla konuşmayı asla unutma ve teşekkür etme. Herkesin saygıyı hak etmesinin yanı sıra, aramanızı cevaplayan kişi, uygun şekilde ele alındığından emin olabilir.
- Odaklanma: Hepimiz bir görüşme sırasında, birden fazla görevi (ya da girişimde bulunmayı) başka şeylere eğilmekten kaçınmak isteriz. Konuştuğunuz kişiye bölünmemiş dikkatinizi vermelisiniz. E-posta, sosyal medya ve oyunlar bekleyebilir.
- Şimdi Bekle
Her şeyden önce, telefondayken diğer tüm konuşmalardan kaçınmalısınız. Gerçeklik bazen yoldan geçiyor. Ofisinize veya kabininize gelen veya başka bir arama yapan biriyle konuşmanız gerekebilir. Özür dileyin ve sonra diğer konuşmanızı sadece birkaç saniyeliğine sınırlayın. Süresiz beklemede bekleyen birini bırakma. Eğer diğer konuyu çabucak halledemezseniz, ama hemen konuşulmalıdır, yerine konuştuğunuz kişiyi koymak yerine, onun için uygun bir zamanda geri arayabilir misiniz diye sorun.
- Arayanın Sistemde Kaybolmasına İzin Verme
Hattın diğer ucundaki kişiye yardım edemeyeceğiniz zamanlar olabilir ve bunu yapabilecek birine transfer etmek zorunda kalacaksınız. Yaptığınız zaman, kimin aradığını ve neden olduğunu bildiğinden emin olun. Aramanın gerçekleşmemesi veya onu gönderdiğiniz kişinin orada olmaması veya yardım edememesi durumunda ne yapması gerektiğini bilmesini sağlayın. - Mesajları Kısa ve Tatlı Tutun
Birisi için sesli mesaj bıraktığınızda, özellikle adınızı ve telefon numaranızı bildirdiğinizde yavaşça ve açıkça konuşun. Çok fazla insan çok uzun ve sarsıcı mesajlar bırakarak sadece isimlerini ve numaralarını hızlıca karıştırıp alıcıya çağrıyı geri alamamadan bırakır. - Bir kez yeter
Bir mesaj bırakırsanız ve bıraktığınız kişi size hemen geri dönmez, çünkü şu anda o olamaz. Tekrar aramak gerekmiyor. Bu acil bir sorunsa, ertesi gün tekrar aramayı deneyebilir veya bir sesli mesaj bıraktığınızı belirten bir e-postayla takip edebilirsiniz. - Önce dinle
Telefon görüşmesini geri göndermeden önce tümüyle aldığınız bir sesli mesajı dinleyin . Geri çağırmanın (vay, ne zaman tasarrufu) ya da ilk önce bir şeyle ilgilenmeniz gerekmediğini bile öğrenebilirsiniz. Örneğin, arayan kişiye geri döndüğünüzde hazır olabilecek bilgilere ihtiyacınız olabilir.