Her boyuttaki hukuk firmalarında dava sekreterleri istihdam edilmektedir. Bazı sekreterler tamamen idari destek sağlar. Bununla birlikte, pek çok firmadaki sekreterler, hem sekreter hem de dava yargılaması olarak işlev gören melez bir rol oynarlar.
Aşağıdakiler, dava yaşam döngüsü boyunca bir dava sekreterinin en yaygın işlevlerinden bazılarıdır.
Sekreterlik rolleri firmaya, dava uygulamasının türüne ve personelin büyüklüğüne göre değişmektedir.
Vaka Taraması
Davacı firmalarda, bir davanın ilk adımı davanın davanın taranmasıdır. Potansiyel müşterinin bir eylem nedeni var mı? Herhangi bir çatışma var mı? Sekreter, vaka tarama formlarının hazırlanmasına ve avukat ile potansiyel müşteri arasında ilk toplantıların planlanmasına yardımcı olabilir. Bazı durumlarda, sekreter potansiyel müşteri sorularını telefonla sorarak bir ilk tarama işlemini tamamlayacaktır. Müşteri imzalanırsa, sekreter yeni bir dava dosyası kurar ve saklama sözleşmesini ve diğer belgeleri müşteriye iletir.
soruşturma
Çoğu durumda taraflar dava açılmadan önce soruşturma yürütür. Bu soruşturma, tanıkları tespit etmek ve görüşmek, kaza yerini incelemek, belgesel ve diğer kanıtları toplamak olabilir. Dava sekreteri, vekil adına toplantılar ve telefon konferansları planlayarak, tanık listeleri oluşturarak, kanıtlar düzenleyerek ve diğer belgeleri düzenleyerek ve hem kağıt hem de elektronik belgeler için güvenilir bir dosyalama sistemi oluşturarak sürece yardımcı olabilir.
pleadings
Bir dava açıldığı takdirde, sekreter söz konusu belgeleri bir kelime işlem programında hazırlar. Söz konusu açıklamalar, bir celp, şikayet, beyanname, kabul talepleri ve hareketleri içerebilir. Dava sekreteri genellikle belirli bir dava için tüm iddiaları düzenleyen ve endeksleyen yalvaran bağlayıcılar yaratacaktır.
Sekreter, bu belgeleri genellikle bir paralegal veya mahkeme habercisi tarafından gerçekleştirilmesine rağmen, bu belgeleri mahkemeye, şahsen veya elektronik olarak gönderebilir.
keşif
Keşif, dava sürecinin en uzun aşamasıdır. Keşif sırasında, dava sekreteri aşağıdaki görevlerin tümünü veya bir kısmını gerçekleştirebilir:
- Arama dokümanları ve üretim talepleri dahil olmak üzere bir kelime işlemci sisteminde keşif dökümanlarının hazırlanması
- Mahkeme yazma, gönderme ve izleme
- Avukat, müvekkil, muhalif avukat ve mahkeme muhabirleri de dahil olmak üzere birden çok tarafla para yatırma planları
- Hukuk Muhakemesi Kurallarının gerektirdiği bağımsız tıbbi muayeneleri ve diğer randevuları programlamak
- Keşif bağlayıcıları oluşturmak; keşif belgelerini indeksleme ve dosyalama
- Vaka belgelerini düzenlemek ve dosyalamak
- Planlama sitesi incelemeleri
- Uzmanlarla yer bulma ve iletişim kurma; uzman raporlarını organize etmek ve dosyalamak
Ön Yargılama
Duruşma tarihi belirlendikten sonra sekreter, hukuk ekibinin yargılanmaya hazırlanmasına yardımcı olur. Sekreterin rolü şunları içerebilir:
- Hareketler, briefler, mahkeme celpleri ve tanık listeleri dahil olmak üzere mahkeme öncesi belgelerin yazılması ve formatlanması
- Sergileri toplama ve organize etme
- Deneme bağlayıcılarını oluşturma, düzenleme ve / veya dizine ekleme
- Sahte denemeler düzenlemeye yardımcı olmak
- Son teslim tarihlerini takip etmek ve yasal takıma hatırlatma göndermek
- Alıntı kontrol ve düzeltme ekleri ve yasal belgeler
- Belgelerin mahkeme kurallarına uygun şekilde formatlanmasını sağlamak
- Koordine tanıklar
Deneme
Dava sekreteri, duruşma sırasında önemli bir destek rolü üstleniyor. Görevleri şunları içerebilir:
- Deneme belgelerinin hazırlanması, yazılması ve formatlanması
- Çizelgelerin, grafiklerin ve diğer mahkeme salonlarının görsellerinin hazırlanmasının koordine edilmesi
- Kuryeler, mahkeme muhabirleri ve uzman tanıkların planlanması
- Belgeleri, sergileri ve deneme bağlayıcılarını düzenleme, dosyalama ve yönetme
- Avukatlar, tanıklar, müşteriler ve diğerleri için seyahat düzenlemelerini koordine etmek
Diğer İdari Görevler
Savunma tarafında çalışanlar için dava sekreteri, avukatların ve paralegallerin her bir vakte harcanan süresine firmanın zamanına ve fatura sistemine girecektir.
Ayrıca müşteriye periyodik faturalar gönderecek ve geç ödemeleri takip edecektir. Dava sekreteri tarafından gerçekleştirilen diğer genel görevler şunlardır:
- Metin, veri ve grafikleri kopyalayarak, biçimlendirerek, girerek, çektiğinde, kopyalayarak ve aktararak bilgi üretme
- Takip durumunda son tarihler
- Müşterilere, tanıklara ve muhalif avukatlara karşılık
- Telefona cevap vermek
- Maliyetleri, sergileri ve diğer bilgileri izlemek için e-tablolar oluşturma
- Yazı dikte dikte
- Muhafaza sistemlerinin bakımı
- Yönlendirme yazışmaları, raporlar ve yasal belgeler
- Müşteri konferansları ve vekil toplantıları düzenlemek
- Gider raporlarını hazırlamak
- Konferansları, telekonferansları, depozitleri ve seyahati planlayarak ve zamanlayarak avukatın takvimini korumak
- Sipariş malzemeleri
Dava Sekreteri Eğitimi
Birçok dava sekreteri, bir ticaret okulunda veya toplum kolejinde bir sertifika veya önlisans programını tamamlar. Bununla birlikte, dört yıllık yüksek lisans derecesine sahip sekreterler, bir hukuk firmasında en çok ilerleme fırsatına sahiptir. Dava eğitimi genellikle iş başında gerçekleşir. Tecrübeli dava sekreterleri sık sık şirkette paralegal ve ofis yönetimi pozisyonları da dahil olmak üzere diğer rollere geçmektedir.
Dava Sekreteri Becerileri ve Bilgi
Dava sekreterleri, kişilerarası, teknoloji ve ofis becerilerinin yanı sıra yasal ve prosedürel bilgi sahibi olmalıdır. Gerekli beceri ve bilgi şunları içerir:
- Kelime işlem, elektronik tablo, sunum ve zaman ve fatura yazılımı ile yeterlilik; Microsoft Office paketine aşinalık
- Transkripsiyon ekipmanları ile yeterlilik
- Mükemmel yazılı ve sözlü beceriler
- Yerel, eyalet ve federal mahkeme dava belgeleri ve dosyalama prosedürleri bilgisi
- Ringtail, Summation ve Concordance gibi belge veritabanlarıyla yeterlilik
- E-dosyalama deneyimi
- Büro prosedürleri ve yasal terminoloji bilgisi
- Güçlü yazım becerileri
- Katı organizasyon becerileri ve çoklu görev becerileri
- Her düzeydeki personel ile profesyonel olarak etkileşim kurabilme